xác nhận là gì? Xác nhận là từ được nhiều người biết và sử dụng nhiều trong ngành. Xác nhận có nhiều cách hiểu, mỗi nghĩa được sử dụng trong một ngữ cảnh khác nhau tùy theo ý đồ diễn đạt. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều biết cách sử dụng từ Xác nhận trong công việc, cụ thể là Xác nhận email. Cùng nhau Phần mềm ATP Về cụm từ này và cách xác nhận email Pro chuyên nghiệp nhé!
xác nhận là gì?
Xác nhận là một từ tiếng Anh và được biết đến nhiều nhất, Xác nhận được sử dụng như một động từ. Xác nhận bao gồm các nhóm nghĩa sau:
- Xác nhận; chứng thực: xác nhận rằng lời nói của mình là đúng,
- Thừa nhận; phê chuẩn: hiệp ước được phê chuẩn
- Làm (ai đó) nhiễm (một thói quen, cách suy nghĩ,..): lây cho cha cô thói quen hút thuốc lá hàng ngày
- Làm cho vững chắc; củng cố: tăng cường sức mạnh, củng cố lòng tin,..
- (Tôn giáo) thực hiện một nghi lễ cho
Các trạng thái sử dụng từ Xác nhận
Xác nhận được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường gặp từ Xác nhận trong các trường hợp sau:
- Xác nhận mật khẩu: xác nhận lại mật khẩu. Khi bạn tạo tài khoản hoặc thay đổi mật khẩu của bất kỳ trang web, cộng đồng mạng nào thì bạn phải nhập mật khẩu hai lần. Và lần thứ 2 đó được gọi để xác nhận mật khẩu. Điều này đảm bảo mật khẩu bạn nhập lần đầu không bị sai, đúng như ý muốn vì thông thường mật khẩu sẽ không hiện ký tự mà chỉ có ***
- Xác nhận địa chỉ email của bạn: xác nhận lại địa chỉ email của bạn. Chẳng hạn trong tình huống bạn tạo tài khoản mạng xã hội Facebook mới liên quan đến địa chỉ email. Facebook yêu cầu bạn xác nhận lại địa chỉ email. Trong tình huống này, bạn cần vào email, tìm thông báo xác nhận và làm theo các bước trong email để xác nhận địa chỉ email. Điều này đảm bảo tài khoản của bạn là thật và là cơ sở để bạn bảo vệ tài khoản của mình nếu có sự cố xảy ra.
- Xác nhận email: là việc bạn trả lời email để xác nhận thông tin với bên kia. Lợi ích của email Xác nhận là: đây sẽ là phản hồi bằng văn bản, phản hồi đồng ý hoặc từ chối với thông tin cần xác nhận của người gửi hoặc cung cấp thêm thông tin cần xác nhận. Ví dụ, nhà tuyển dụng gửi cho bạn một lá thư phỏng vấn bằng tiếng Anh và yêu cầu bạn xác nhận email. Tức là bạn cần trả lời rằng bạn có còn muốn tham gia phỏng vấn hay không, hay bạn có thay đổi gì về khung thời gian, địa điểm ghi trong thư hay không?
Xem thêm: Mua Guest Post để làm gì? Tôi cần mua bao nhiêu Guest Post cho trang web của mình?
Hướng dẫn bạn cách viết thư xác nhận
Mặc dù thuật ngữ “Xác nhận” được nhiều người sử dụng và phổ biến trong nhiều tình huống, nhưng hãy xem email xác nhận có ảnh hưởng như thế nào và mức độ thường xuyên diễn ra trong công việc. Cũng như cuộc sống không ngừng, trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin mạn phép mách bạn cách viết thư Xác nhận nói chung cũng như cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh nói riêng một cách chuyên nghiệp.
Yêu cầu chung khi viết Xác nhận
Thư xác nhận được các cá nhân, tổ chức và công ty sử dụng hàng ngày với nhiều mục đích khác nhau. Nói chung, chúng được sử dụng để nhận ra một giao dịch trước đó hoặc để xác minh một số thông tin nhất định theo yêu cầu.
Ví dụ, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho người xin việc một lá thư xác nhận ngày, giờ và địa điểm phỏng vấn. Tương tự như vậy, thông thường những người xin việc sẽ trả lời bằng thư của chính họ xác nhận rằng họ sẽ tham dự cuộc phỏng vấn và mong đợi điều đó.
Ban quản lý cũng hoàn toàn có thể gửi thư cho nhân viên hiện tại xác nhận việc làm của họ, nếu nhân viên đó cần điều này trong một số nhiệm vụ nhất định. Tương tự như vậy, chủ nhà rất có thể sẽ viết thư xác minh nơi cư trú của người thuê nhà, nếu người thuê nhà đang xin vay tiền.
Xem thêm: Mua Guest Post giá rẻ ở đâu?
Câu
Trước khi gửi bất kỳ văn bản chính thức nào, bạn cũng cần đọc lại và sửa lại bức thư, đặc biệt là nội dung liên quan đến hợp đồng mua bán. Lỗi chính tả là điều tối kỵ, các lỗi như thiếu từ, dùng từ sai ngữ cảnh, lỗi ngữ pháp, chấm câu và các lỗi khác liên quan đến viết lách cũng được hạn chế tối đa. Việc bạn gửi một bức thư được trau chuốt cẩn thận cho thấy bạn là người cẩn thận và có chuyên môn cao.
Sử dụng đúng loại giấy
Bạn nên sử dụng giấy có in logo của công ty khi xác nhận thư chào hàng. Nếu bức thư không liên quan đến kinh doanh, bạn cũng sẽ cần in nó trên giấy tiêu chuẩn. Trong thư từ kinh doanh, nếu bạn không xác nhận thư qua email, vui lòng đánh máy và in, hạn chế viết tay. Và hãy chắc chắn rằng máy in đang hoạt động tốt và mực vẫn còn.
Phông chữ và lề
Khi viết Thư xác nhận hoặc bất kỳ thư trang trọng nào khác, bạn nên sử dụng phông chữ Arial hoặc Times New Roman, cỡ 12-14 và không được gạch chân, in nghiêng hoặc in đậm. Lề khoảng 2,5 cm.
Để chuyên nghiệp hơn và gây ấn tượng với người nhận, bạn hoàn toàn có thể sử dụng định dạng khối. Tức là các đoạn sẽ cách nhau 1 dòng và dòng đầu tiên không thụt vào. Bức thư được định dạng một dòng.
Viết ngắn gọn và rõ ràng
Thư xác nhận thường ngắn gọn và súc tích. Bạn không nên viết quá dài, tránh bộc lộ cảm xúc và những cụm từ không cần thiết. Phần thân thư bám sát điều bạn muốn xác nhận, những thông tin có ảnh hưởng khác mà bạn muốn bổ sung, xác nhận.
Ngôn ngữ lịch sự và trang trọng
Hầu hết các thư xác nhận là trang trọng và không mang tính cá nhân. Nếu bạn viết thư cho người thân và bạn bè thân thiết, bạn có thể viết theo cách thân mật, thân mật và gần gũi. Tuy nhiên, nếu bạn không chắc cách viết, hãy viết một cách lịch sự. Trong tình huống bạn muốn bày tỏ sự cảm kích hay thái độ của mình trong bức thư. Ví dụ, nếu bạn hào hứng nhận được lời mời phỏng vấn, bạn có thể viết: “Tôi rất mong chờ cuộc phỏng vấn này.”
Xem thêm: Top 30 cách đăng mùa sale hấp dẫn nhất
Cách viết thư xác nhận
Tận dụng giấy in logo công ty
Theo yêu cầu trên, nếu nội dung liên quan đến kinh doanh thì sử dụng giấy có in logo của công ty. Điều này hoàn toàn có thể khiến bức thư của bạn trở thành tài liệu chính thức của doanh nghiệp.
Nếu bạn đang viết thư Xác nhận với tư cách cá nhân hoặc về một vấn đề cá nhân nhưng lại gửi cho một doanh nghiệp, hãy vẫn sử dụng ngôn ngữ trang trọng.
từ bắt đầu
Sử dụng lời chào phù hợp với tên và chức danh của người nhận. Ví dụ: Dear Sir/Madam, vui lòng bao gồm tên của bạn (nếu là người Việt Nam) hoặc họ (nếu bạn là người nước ngoài)
Xác nhận thông tin cần Xác nhận
Hãy làm rõ vấn đề trong thư Xác nhận. Bạn không cần phải giới thiệu bản thân với người nhận và làm quen. Đảm bảo rằng người nhận biết bạn trước khi gửi tin nhắn Xác nhận. Mở đầu thư đi thẳng vào những ngành cần xác nhận: khoảng thời gian, mặt bằng, thông tin cụ thể,..
Nếu bạn gửi mail xác nhận đơn hàng. Vui lòng nêu rõ đơn đặt hàng sản phẩm bạn đã nhận, khoảng thời gian nhận và số lượng.
Các vấn đề xác nhận khác
Bạn có thể trình bày các vấn đề liên quan khác trong phần tiếp theo. Nội dung bao gồm tiền, điều khoản hoặc bất kỳ vấn đề xác nhận nào khác. Không chỉ vậy, trong thư xác nhận còn có thể đề cập đến trách nhiệm đối với những ngành hoặc hạng mục công việc chưa hoàn thành, dở dang.
Bạn nên nhắc lại các thông tin cần xác nhận để đảm bảo không có sự hiểu lầm nào từ hai bên. Sự lặp lại này cũng giúp làm rõ yêu cầu và mong muốn của người nhận đối với bạn.
Thư xác nhận không chỉ để xác nhận mà còn là bằng chứng, tài liệu lưu giữ giữa hai bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Xem thêm: Donate là gì? Hình thức Donate và Streamer nhiều nhất hiện nay
thư kết thúc
Cảm ơn bạn rất nhiều trước khi đóng thư sau đó ký tên và viết tên của bạn từ đầu đến cuối.
Hướng dẫn xác nhận email phỏng vấn bằng tiếng Anh
Cách xác nhận email thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh?
Nhận được lời mời phỏng vấn chứng tỏ bạn đã có cơ hội làm việc ở công ty mà bạn mong muốn. Khi bạn ứng tuyển vào một vị trí yêu cầu trình độ tiếng Anh, bộ phận nhân sự sẽ gửi thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho bạn và cũng mong muốn nhận được thư trả lời bằng tiếng Anh của bạn. Cách xác nhận email không khó nhưng nếu không cẩn thận bạn có thể bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn nên trả lời doanh nghiệp một cách trọn gói và ngắn gọn, dễ hiểu.
- Lời tựa: Kính gửi.. (Tên nhà tuyển dụng hoặc người gửi lời mời phỏng vấn họ)
- Nội dung email:
Cảm ơn bạn rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí (vị trí) tại (Công ty bạn đã ứng tuyển)
Tôi rất mong đợi cuộc trò chuyện của chúng ta, được lên lịch vào (ngày, giờ).
Nếu tôi có thể cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin nào khác trước cuộc phỏng vấn, vui lòng cho tôi biết.
- Thư kết thúc:
Trân trọng,
Tên đầy đủ của bạn
Một số lưu ý khi xác nhận email phỏng vấn
Xem thêm: Procurement là gì? Sự khác biệt giữa Mua hàng và Mua sắm là gì?
Lời chào
Không cần nhắc nhiều đến nhà tuyển dụng hay công ty, bạn chỉ cần Dear.. Vậy là xong. Lời chào tuy là chi tiết nhỏ nhưng nếu thiếu nó sẽ là nguyên nhân khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng nên đừng bao giờ quên nhé.
Xác nhận
Vì là thư mời nên các câu hỏi thường là có hoặc không. Bạn chỉ cần xác nhận rằng bạn đã tham dự buổi phỏng vấn hay chưa? Câu trả lời đi thẳng vào vấn đề, rõ ràng. Ví dụ: “Tôi rất muốn tham dự buổi phỏng vấn” hoặc “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn”. Bạn cũng cần xác nhận lại thời gian phỏng vấn hoặc yêu cầu một khung thời gian khác nếu bạn không thể đến vào thời gian ghi trong thư mời. Ngoài ra, bạn có thể bày tỏ mong đợi của riêng mình đối với cuộc phỏng vấn hoặc sự đánh giá cao của bạn khi nhận được lời mời.
thời gian phỏng vấn
Đảm bảo rằng phản hồi email của bạn được gửi trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email của nhà tuyển dụng. Bạn chỉ phỏng vấn một vài nơi trong khi các công ty có thể phỏng vấn hàng trăm người mỗi ngày. Đừng trả lời quá muộn trước khi họ quên mất bạn là ai và những thông tin liên quan đến bạn. Trả lời tin nhắn sớm còn thể hiện bạn là người có tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên môn Pro.
Làm thế nào để từ chối lời mời phỏng vấn?
Tương tự như cách xác nhận email ở trên, mẫu thư từ chối cũng vậy. Thay vì đồng ý, bạn sẽ đưa ra lý do từ chối. Giải thích lý do sao cho nhà tuyển dụng vẫn cảm thấy được tôn trọng. Ghi nhớ là thể hiện mong muốn được hợp tác với công ty trong tương lai.
Có thể bạn quan tâm:
6 ý tưởng nội dung bán hàng hàng đầu của Durex
Top 20+ Thú vị về thương hiệu Apple
Hội thảo là gì? Cách tạo một Hội thảo thành công
Phương Duy – Tổng hợp và biên tập
