Trong quá trình làm việc, hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu mua sắm trang thiết bị, vật tư hay đồ dùng văn phòng. Lúc này, bạn cần sử dụng vé Đề nghị thanh toán để gửi khiếu nại và nhận tiền hoàn lại từ công ty.
Vậy đề nghị thanh toán là gì? Quá trình thanh toán được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
I. Yêu cầu thanh toán là gì?
Lá phiếu Đề nghị thanh toán là biểu mẫu hành chính yêu cầu công ty thanh toán các khoản đến hạn hoặc các khoản đã chi nhưng chưa tạm ứng.
Hiện nay các doanh nghiệp thường thấy 3 mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất:
- Giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng tiền trên cơ sở hợp đồng giữa doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân,
- Mẫu giấy đề nghị thanh toán C37-HD được ban hành kèm theo Thông tư 107. Mẫu này được sử dụng chủ yếu trong công tác kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu 05-TT dùng trong kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
II. Những trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán
Đề nghị thanh toán Chỉ có giá trị khi các khoản chi được sử dụng vào mục đích chung, phục vụ cho các hoạt động của tổ chức hoặc của nhân viên. Đồng thời, việc chi tiền phải có sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên.
Nếu không được sự đồng ý hoặc tiền không được sử dụng đúng mục đích, đề nghị thanh toán của cá nhân sẽ bị coi là vô hiệu.
Như vậy, yêu cầu thanh toán có hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Người lao động đã tạm ứng tiền mua hàng để đảm bảo công việc được thông suốt nhưng chưa thanh toán tạm ứng.
- Người phụ trách gửi yêu cầu thanh toán số tiền đã chi kèm theo chứng từ xác minh.
- Giấy đề nghị thanh toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
III. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo quy định mới nhất 2023
Mẫu giấy đề nghị thanh toán có nhiều phiên bản được quy định tại các văn bản pháp luật khác nhau. Tuy nhiên, Đề nghị thanh toán có những nội dung quan trọng sau:
- Tên doanh nghiệp, tên bộ phận lập hồ sơ đề nghị thanh toán.
- Họ và tên của cá nhân trực tiếp lập phiếu đề xuất.
- Tổng số tiền phải nộp (ghi rõ bằng chữ và số).
- Chi phí sử dụng theo mục đích cần phải trả
- Bảng kê chứng từ gốc, hóa đơn gốc hoặc bản sao giấy đề nghị thanh toán hợp lệ.
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chọn hình thức chuyển khoản, người nộp cần ghi rõ thông tin chủ sở hữu và số tài khoản.
TẢI 3 MẪU ĐỀ XUẤT THANH TOÁN MỚI NHẤT 2023
IV. Quy trình thanh toán cơ bản trong doanh nghiệp
Theo Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán như sau:
- Kế toán phải ghi chép hàng ngày, liên tục theo thứ tự phát sinh thu, chi, xuất, nhập tiền/ngoại tệ để tính toán số lượng tồn quỹ và từng tài khoản tại ngân hàng giúp cho việc kiểm tra đối chiếu được chính xác.
- Khoản tiền mà doanh nghiệp, cá nhân nộp, ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và ghi nhận là tiền của doanh nghiệp.
- Kế toán muốn thu hộ phải có phiếu thu, phiếu chi và có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định.
Vì vậy, khi cần thanh toán, tạm ứng, nhân viên cần phối hợp với kế toán thực hiện các bước sau:
1. Lập phiếu đề nghị thanh toán
Người lao động có nhu cầu thanh toán khoản chi phí đã chi cho công việc chung lập hồ sơ đề nghị thanh toán, bao gồm:
- Mẫu đơn phù hợp với quy định của pháp luật và được công ty xác nhận lưu hành nội bộ.
- Tổng hợp chứng từ gốc, bản sao hóa đơn, biên bản giao nhận…
- Hợp đồng ký kết giữa các bên liên quan.
- Các giấy tờ khác nếu có.
Nhân viên trình toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán lên cấp quản lý phê duyệt. Sau đó tiếp tục gửi đến phòng kế toán để chờ xác nhận.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
2. Kế toán nhận và kiểm tra
Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra thông tin, thời gian và tính hợp pháp của hồ sơ đề nghị thanh toán. Trường hợp các giấy tờ đủ điều kiện kiểm duyệt sẽ chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Nếu không, hồ sơ sẽ được trả lại cho người yêu cầu với cùng lý do từ chối.
3. Duyệt đề xuất thanh toán
Tùy theo cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp mà kế toán trưởng có thể là người duyệt chi hoặc là giám đốc. Ở bước này, giám đốc cũng đồng thời phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thanh toán kèm theo lý do khi gửi lại cho các cấp dưới.
4. Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi
Kế toán lập phiếu kèm theo ủy nhiệm chi gửi kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ nhận ủy nhiệm chi sẽ xuất tiền cho kế toán thanh toán.
5. Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ
Tiếp theo, căn cứ vào phiếu thu, chi đã được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ ghi sổ và lưu trữ hồ sơ bao gồm:
- Phiếu thu, phiếu chi được lập thành 3 liên: thủ quỹ, người nộp tiền, kế toán.
- Ủy nhiệm chi có chữ ký và đóng dấu.
- Phiếu xác nhận kế toán đã khớp số liệu với thủ quỹ và với bên ngân hàng.
- Toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
Trước đây, các bước thanh toán thường được thực hiện thủ công, yêu cầu cấp trên phải đến văn phòng ký duyệt. Điều này khiến nhân viên mất nhiều thời gian chờ hoàn tiền. Bộ phận kế toán còn phải quản lý và lưu trữ nhiều chứng từ giấy tờ phức tạp.
Vì vậy, Công ty Cổ phần MISA đã phát triển phần mềm Quy trình MISA AMIS – Giải pháp thiết lập và kết nối liên phòng ban toàn diện. Với MISA AMIS Processes, người dùng dễ dàng chạy các quy trình nội bộ như Đề nghị thanh toántạm ứng, xuất kho… cho phòng kế toán.
Toàn bộ các bước thực hiện hay đầu mối phụ trách từng công đoạn đều được hiển thị trực tiếp trên màn hình. Khi cấp trên phê duyệt hoặc từ chối, phần mềm sẽ gửi thông báo tự động đến các bên liên quan. Nhờ đó, người dùng không cần mất thời gian đi lại, chờ đợi làm thủ tục mà có thể làm thủ tục ở bất cứ đâu một cách nhanh chóng, thuận tiện.
V. Kết luận
Trên đây là những thông tin mà MISA AMIS muốn cung cấp cho doanh nghiệp về mẫu Đề nghị thanh toán. Hi vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về yêu cầu thanh toán, từ đó quản lý các bước thanh toán nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Đánh giá bài viết
