Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu 9 Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự quan trọng nhất đối với bất kỳ quy mô kinh doanh nào. Đồng thời, chúng tôi cũng đưa ra những gợi ý về cách thức và công cụ tối ưu hóa quy trình giúp bộ phận nhân sự xử lý công việc nhanh và hiệu quả hơn.
I. Tổng quan về quy trình làm việc của phòng nhân sự
1. Chức năng của phòng nhân sự
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các nội dung liên quan đến lĩnh vực nhân sự và hành chính.
Bộ phận này đáp ứng nhu cầu nhân lực theo yêu cầu của các bộ phận, trực tiếp xây dựng các chính sách đãi ngộ hay quy chế, quy định.
2. Quy trình làm việc của phòng nhân sự như thế nào?
Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là các hoạt động hỗ trợ trong suốt vòng đời của nhân viên. Mỗi quy trình bao gồm các thủ tục riêng, phụ thuộc lẫn nhau và yêu cầu liên lạc chặt chẽ với từng nhân viên trong công ty.
Nhiệm vụ chính của phòng nhân sự:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Phỏng vấn nhân viên mới, lưu trữ và quản lý hồ sơ.
- Theo dõi, giám sát nề nếp, tác phong làm việc của toàn thể nhân viên.
- Xây dựng các chế độ lương, thưởng, bảo hiểm và phúc lợi khác.
- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế trong doanh nghiệp.
II. 9 mẫu quy trình làm việc của phòng nhân sự
Từ những công việc trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân chia thành 9 quy trình hành chính nhân sự cơ bản sau:
1. Quy trình tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình thu hút những ứng viên có trình độ và năng lực làm việc cho công ty đến phỏng vấn. Bộ phận nhân sự thường thực hiện tất cả các bước cần thiết để tuyển dụng: soạn mô tả công việc, đăng lên trang web, đề xuất gói thù lao phù hợp, v.v.
Quá trình tuyển dụng cần tổng hợp và đánh giá nhiều loại thông tin từ kiểm tra năng lực, đặt lịch bổ nhiệm cho đến soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động. Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập các bước tuyển dụng rõ ràng, lưu trữ thông tin khoa học để tránh trùng lặp hoặc thất thoát thông tin ứng viên.
2. Quy trình giới thiệu
Quá trình giới thiệu cho phép nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào công ty. Quá trình tích hợp thường mất khoảng 6 tháng đến 1 năm.
Nhân viên mới được giới thiệu cơ bản về vai trò, vị trí làm việc, đồng nghiệp và môi trường xung quanh. Kế tiếp, Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự tổ chức thêm các buổi đào tạo về sản phẩm/dịch vụ, văn hóa doanh nghiệp, quy định bảo mật.
Đối với các công ty có quy mô nhỏ và siêu nhỏ, Onboarding khó tập trung phát triển thành một hệ thống quy trình chuẩn. Nhân sự phải tự quan sát và học hỏi khi bắt tay vào công việc.
Tuy nhiên, một quy trình Onboarding rõ ràng sẽ hỗ trợ nhân viên nắm bắt chính xác công việc, hạn chế sai sót. Thực tế cho thấy, 69% nhân viên được đào tạo tích hợp chi tiết có thời gian gắn bó lâu hơn, từ 1 đến 3 năm.
3. Quy trình offboarding
Ngược lại với thủ tục nhập học, Offboarding đề cập đến tất cả các quyết định diễn ra khi nhân viên rời bỏ công việc như từ chức, bị chấm dứt hợp đồng hoặc nghỉ hưu.
quy trình nghỉ việc Đôi khi bị lu mờ bởi quá trình giới thiệu, sự ra đi của nhân viên có thể tạo ra sự gián đoạn ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc tổng thể. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần đảm bảo rằng nhân viên cũ đã hoàn thành việc bàn giao cho nhân viên mới.
Các bước trong quy trình Offboarding:
- Phỏng vấn trước khi nghỉ việc để thu thập phản hồi của nhân viên.
- Thông báo chính thức quyết định nghỉ việc và phân công người thay thế.
- Thực hiện việc luân chuyển trách nhiệm công việc.
- Xóa quyền truy cập vào các kênh liên lạc nội bộ của công ty.
- Thu hồi các thiết bị hỗ trợ công việc do công ty cấp phát.
- Hoàn tất mọi thủ tục về lương và bảo hiểm.
4. Quá trình đào tạo và phát triển
Bên cạnh những phúc lợi hấp dẫn, công ty cần xây dựng quy trình đào tạo để bổ sung kiến thức và chuyên môn cho đội ngũ. Nguồn nhân lực là nguồn lực chính của một doanh nghiệp. Khi nguồn nhân lực phát triển, doanh nghiệp phát triển.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều có hệ thống đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên. Dựa trên báo cáo này, Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự sẽ tìm ra ưu nhược điểm để đề xuất kế hoạch đào tạo riêng cho từng bộ phận.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong kinh doanh
5. Quy trình quan hệ nhân viên
Quan hệ nhân viên bao gồm thu hút, giữ chân nhân viên và tăng sự hài lòng của họ. Đặc biệt, quy trình này giúp doanh nghiệp giải quyết mâu thuẫn nội bộ một cách hiệu quả.
Ví dụ: sơ đồ quan hệ nhân viên trong trường hợp xảy ra xung đột có thể được chia thành các bước sau:
- Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Xác định cơ sở pháp lý của vấn đề.
- Xác định phương tiện hòa giải giữa các bên liên quan.
- Tiến hành thảo luận để chốt lại vấn đề, không kéo dài mâu thuẫn.
6. Quy trình bồi thường và phúc lợi
Lương và phúc lợi là hai động lực chính để thu hút nhân viên tiềm năng. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc cung cấp lương và các gói phúc lợi như khám sức khỏe, chăm sóc răng miệng hay chế độ hưu trí cho từng nhân viên.
Quá trình đáp ứng lương thưởng và lợi ích càng tốt thì hiệu suất của nhân viên càng cao. Họ sẽ gắn bó và cống hiến lâu dài cho tổ chức mà không bị phân tâm bởi những lời đề nghị từ bên ngoài.
7. Quy trình phân bổ nguồn lực
Trong doanh nghiệp, nhân viên luôn có mong muốn được cung cấp các nguồn lực phục vụ cho công việc: máy móc, thiết bị, tài liệu… Căn cứ vào nguồn lực thực tế và vị trí chuyên môn, bộ phận nhân sự cần tính toán. xem xét hợp lý.
Ví dụ, đối với doanh nghiệp nhỏ, các thiết bị quan trọng như máy tính để bàn, điện thoại di động được ưu tiên cho bộ phận kinh doanh. Đây là bộ phận chủ chốt trực tiếp tạo ra doanh số bán hàng cũng như chăm sóc, liên hệ với khách hàng sau bán hàng.
Ngoài ra, dữ liệu đề nghị phân bổ nếu chỉ được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc file excel sẽ gây mất thời gian và chi phí. Theo thời gian, việc quản lý tài nguyên được phân bổ trở nên phức tạp, dễ thất thoát hoặc nhầm lẫn.
Vì vậy, bộ phận nhân sự không thể bỏ qua việc đơn giản hóa quy trình phân bổ nguồn lực để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
8. Quản lý đánh giá nhân sự
Quy trình đánh giá nhân sự được thực hiện hàng quý, hàng năm. Bộ phận nhân sự quản lý, đánh giá, ghi nhận thành tích, đồng thời nghiên cứu và đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất.
Tối thiểu, doanh nghiệp phải thống nhất ít nhất một mẫu đánh giá với các thang đo lường, mức thưởng phạt tương ứng. Đồng thời, quá trình này cần được truyền thông rộng rãi để tạo động lực cho đội ngũ.
9. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực (HRP) là quá trình xác định và quản lý tất cả các nhu cầu tuyển dụng trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự phải tính toán cung nhân sự, cầu tương lai hay dự báo xu hướng chung.
Để có hiệu quả nhất, HR phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài hạn và ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
III. Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến quy trình làm việc của bộ phận nhân sự?
Cải thiện Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm của chuyên viên nhân sự hoặc của người lãnh đạo, quản lý.
Khi hệ thống quy trình hành chính nhân sự được tối ưu hóa, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Tạo trải nghiệm nhân viên tích cực.
- Giảm tỷ lệ lỗi và cải thiện độ chính xác.
- Cải thiện thời gian phản hồi phản hồi của nhân viên.
- Tăng cường khả năng kiểm soát và đánh giá công việc cho người quản lý.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
V. Cải tiến quy trình phối hợp và nâng cao năng suất làm việc của bộ phận nhân sự với Quy trình AMIS của MISA
Các nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự thành công biết rằng nhiệm vụ của họ là chăm sóc con người chứ không phải giấy tờ. Vì vậy, doanh nghiệp nên tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm tự động hóa quy trình để chuyển trọng tâm công việc ra khỏi thủ tục và giấy tờ thủ công.
Với Quy trình MISA AMIS – Phần mềm thiết lập quy trình liên bộ phận liền mạch, bộ phận nhân sự có thể tăng năng suất và phục vụ tổ chức tốt hơn. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vận hành, người dùng được phép tùy chỉnh mẫu quy trình theo nhu cầu tuyển dụng, phân bổ nguồn lực…
Ngoài ra, MISA AMIS Process còn kết nối với bộ giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM để tự động hóa các quy trình quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương… mà bộ phận nhân sự không cần phải chuyển đổi nhiều. trao đổi kênh mà vẫn xử lý mọi tác vụ trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian tối đa, nâng cao năng suất đáng kể.
ĐĂNG KÝ TÌM HIỂU VÀ TRẢI NGHIỆM PHẦN MỀM MISA AMIS HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ TRONG 15 NGÀY
V. Kết luận
Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được sự lãng phí, dư thừa, cải thiện tốc độ phản hồi và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Quan trọng nhất là đội ngũ nhân sự được tập trung thời gian và sức lực cho những nhiệm vụ quan trọng giúp công ty phát triển và bứt phá mạnh mẽ hơn.
Đánh giá bài viết
