Quy trình chỉnh sửa tài liệu chuẩn và nhanh nhất. Hệ thống xử lý văn bản là phần mềm không chỉ định trình tự các thao tác sẽ được thực hiện. Tuy nhiên để có thể soạn thảo văn bản lưu loát, nhanh, đẹp và chuẩn thì mỗi người cần phải tuân theo một quy trình tiến độ rõ ràng. Sau đây ngolongnd.net sẽ giới thiệu đến các bạn một quy trình soạn thảo văn bản nhanh và chuẩn bằng Microsoft Word được mọi người áp dụng phổ biến.
Nội dung chính:
Quy trình soạn thảo văn bản chuẩn và nhanh nhất
Bước 1: Đầu vào thô của dữ liệu văn bản
Nhập thô là thao tác nhập văn bản chỉ cần đúng và đủ từng chữ trong đoạn theo văn bản gốc. Lưu ý ở bước này, người dùng nên chọn font chữ đơn giản, dễ nhìn cho toàn bộ văn bản (ví dụ: Arial).
Bước 2: Định dạng văn bản
Như đã đề cập ở phần chức năng, các thao tác định dạng văn bản bao gồm định dạng ký tự, đoạn văn, trang văn bản.
- Định dạng kiểu chữ: bạn cần chọn kiểu chữ cho các tiêu đề (tiêu đề, đề mục, I, II, III…)
- Định dạng đoạn văn: các thao tác cần thực hiện bao gồm căn lề trái, căn lề phải, căn giữa, thụt lề…
- định dạng trang văn bản: Đánh số trang, hướng trang, v.v.
- Ngoài ra còn có thể chèn hình ảnh, bảng biểu, AutoShape, biểu đồ… nếu có.
Bước 3: Kiểm tra nội dung, chính tả, cách trình bày của toàn bộ bài viết.
Bước 4: Lưu trữ và in ấn tài liệu.
Những lưu ý cần tránh khi soạn thảo văn bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản, người dùng có thể thường xuyên mắc phải những lỗi làm gián đoạn công việc. Để giảm thiểu sai sót, mọi người nên ghi nhớ những lưu ý cần tránh khi soạn thảo văn bản:
- Không cho phép lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy: là yếu tố cơ bản cần lưu ý khi bắt tay vào làm. Tạo sự chuyên nghiệp, tinh tế cho người dùng, giảm cảm giác khó chịu khi đọc.
- Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp: nên đặt font chữ theo quy định, vừa mắt.
- Tập trung vào bài viết: không nên viết lan man, dài dòng, nên xoay quanh vấn đề đính chính.
- Căn chỉnh, kích thước trang chuẩn: tạo sự rõ ràng cho văn bản, đặc biệt nếu in ra giấy thì càng nên căn lề.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết quy trình soạn thảo văn bản chuẩn và nhanh bằng ứng dụng Microsoft Word. Nếu bạn chưa rõ quy trình của một trình soạn thảo văn bản là như thế nào, hãy tham khảo cách trên.
