Quy tắc viết email chuyên nghiệp mà ai cũng cần nhớ. Kỹ năng viết email chuyên nghiệp. Kỹ năng viết email cho khách hàng, Mẫu viết email, Cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng anh, Mẫu email chuyên nghiệp, 11 quy tắc viết email chuyên nghiệp không phải ai cũng biết, Cách viết email bằng tiếng anh, Cách trả lời email chuyên nghiệp, Mẫu email tiếng việt Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức giao tiếp giữa các nhân viên, bao gồm cả việc soạn email. Cách tạo một email đầy đủ nội dung, hình thức chuyên nghiệp mà không mắc các lỗi thường gặp. Kỳ này, Bản tin Văn hóa Doanh nghiệp xin gửi đến bạn đọc một số lưu ý cơ bản để mỗi chúng ta có thể tham khảo và bổ sung vào kỹ năng viết email của mình:
Nội dung chính:
Đặt tên email chuyên nghiệp
Hiện tại mỗi chúng ta đều sử dụng email công ty, tuy nhiên nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân thì hãy lưu ý tên email sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của mọi người. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@… hay chungbuomphieudu@… Như hồi còn đi học không phù hợp với công việc văn phòng. Chọn một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email theo cấu trúc: Ten.hotendem@ Ví dụ: minh.nguyen@ gmail.com
Suy nghĩ kỹ trước khi viết
Không phải tất cả các vấn đề có thể được giải quyết bằng email. Hãy suy nghĩ cẩn thận về hiệu quả của email bạn sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng sử dụng email để giải quyết những vấn đề thực sự khẩn cấp.
Bên cạnh đó, hãy nghĩ xem cần thiết như thế nào khi cc, bcc và trả lời tất cả. Hãy chọn đúng đối tượng để gửi email nếu không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.
Dòng chủ đề rõ ràng, ngắn gọn
Tùy theo nội dung email là tiếng Việt hay tiếng Anh mà bạn lưu ý khi viết dòng tiêu đề cũng như nội dung email cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/viết thường đúng chỗ. Điều cần thiết là kiểm tra chính tả của chủ đề và nội dung của email trước khi gửi.
Bên cạnh đó, tiêu đề phải đúng chủ đề và cho người đọc biết vấn đề chính trong nội dung email bạn gửi là gì. Nếu bạn để trống tiêu đề hoặc viết nội dung không hấp dẫn, email của bạn có thể không được đọc hoặc thậm chí bị xóa ngay lập tức.
Lưu ý khi đính kèm file
Bạn nên gửi các tệp ở định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với tệp hình ảnh).
Nếu có nhiều file muốn nén thì nên dùng .zip, không nên dùng .rar.
Điền đầy đủ nội dung file mới đính kèm, không nên đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
Chú ý khi đặt tên tệp đính kèm: Việc đặt tên tệp cũng cần rõ ràng, ngắn gọn. Không viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên tệp.
Chữ ký cá nhân
Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin của bạn, chức danh, số điện thoại, địa chỉ,… Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên hệ ngay khi cần.
Sử dụng lời chào và ngôn ngữ thích hợp
Tuyệt đối không dùng “này”, “ê”… là cách nói thân mật nhưng không phù hợp trong môi trường công sở.
Bạn có thể cân nhắc những lời chúc sau đây cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Mr/Ms… Dear, Dear…
Vì email được sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây ra những hậu quả khó lường.
Các vấn đề cần được làm rõ nên liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Tuyệt đối không dùng những từ ngữ “khiêu khích” như “Tại sao bạn…”, “Bạn phải…”, “Tôi chắc bạn sẽ đồng ý với…”, “Tôi không hiểu”. tại sao bạn …”. Những câu hỏi này chỉ ra những lỗi giao tiếp mà chắc chắn không thể sửa chữa bằng email.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng tiêu chuẩn về quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
Đầu dòng bao giờ cũng viết hoa chữ cái đầu tiên. Lưu ý, viết hoa, không viết hoa.
Sau dấu chấm (.) luôn viết hoa. Tên và địa chỉ phải được viết hoa.
Tất cả các dấu câu đều được viết sát từ trước, khoảng trắng và từ sau.
Dấu ngoặc đơn, ( ); Dấu ngoặc kép “ ” viết gần các ký tự ngay trước và sau chúng.
Hai chữ cái liền nhau chỉ cách nhau một dấu cách.
Viết đủ ý rồi chấm câu, dùng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
Chia đoạn nếu viết dài.
Coi chừng sử dụng dấu chấm than quá nhiều.
Trả lời email ngay cả khi chúng không dành cho bạn
Khi một email vô tình được gửi nhầm cho bạn, đặc biệt nếu người gửi đang mong đợi hồi âm, mọi người nên trả lời. Trả lời là không cần thiết, nhưng đó là một thông lệ tốt, đặc biệt nếu người này làm việc trong cùng một công ty hoặc ngành với bạn.
Sử dụng phông chữ cổ điển
Một quy tắc bất di bất dịch là email của bạn phải sử dụng phông chữ mà người khác có thể đọc được dễ dàng nhất. Nói chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn phông chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen luôn là sự lựa chọn an toàn nhất.
không có bí mật
Mọi văn bản hoặc email đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.
Luôn giả định rằng những người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, vì vậy đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho bản thân hoặc làm tổn thương người khác. Vì xét cho cùng, email rất dễ “chuyển tiếp” nên tốt nhất bạn nên giữ an toàn thay vì xin lỗi.
Vui lòng nhập địa chỉ email cuối cùng của bạn
Bạn không muốn vô tình gửi một lá thư chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời tin nhắn, tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ của người nhận, sau đó chèn nó khi bạn chắc chắn rằng tin nhắn đã hoàn tất. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu bạn phải nhận một email không đầy đủ nội dung hoặc không đính kèm file dữ liệu cần thiết.
Một số lưu ý để trở thành người dùng email chuyên nghiệp
Nếu thường xuyên liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư thường xuyên để tránh đọc nhầm hoặc có quá nhiều email không cần thiết.
Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng không có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo rằng bạn đã nhận được e-mail của họ và cho biết khi nào bạn, tôi sẽ trả lời họ một cách chính thức.
Khi bạn không thể kiểm tra e-mail của mình trong một ngày hoặc hơn, bạn cần thiết lập một e-mail trả lời tự động để thông báo cho bạn biết, bạn tạm thời không có mặt tại văn phòng hoặc nghỉ ốm chẳng hạn…
Một số quy tắc khi gửi email:
1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được e-mail của ai đó.
2. Không gửi “e-mail vào phút chót”: Ví dụ: Bạn có một công việc cần nhờ đồng nghiệp giải quyết trước 4 giờ chiều. Anh chị gửi e-mail lúc 14h mà phải 3-4h mới xong. Đồng nghiệp nhận được e-mail trong trường hợp đó sẽ cảm thấy rất khó chịu vì có vẻ như họ đang nhận mệnh lệnh từ bạn và là mệnh lệnh phải làm một việc gì đó mà bạn không thể không làm.
3. Không bao giờ spam – email không có giá trị và được gửi bừa bãi cho nhiều người.
4. Khi chuyển tiếp một e-mail, bạn nên được sự đồng ý của chủ nhân của e-mail đó hoặc bản thân e-mail đó có liên quan và có tác dụng giải quyết rõ ràng vấn đề của bạn.
5. Đừng bao giờ gửi e-mail khi anh chị em của bạn đang tức giận.
. Không sử dụng công việc/e-mail công việc cho mục đích cá nhân.
Các bước viết email chuẩn
Đặt chủ đề cho email
Đính kèm file vào email (nếu có)
Viết nội dung email
Kiểm tra lại nội dung email và tệp đính kèm
Nhập địa chỉ email của người nhận
11 QUY TẮC VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP MÀ AI CẦN NHỚ
0. Tiêu đề email rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề
1. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
2. Suy nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All”
3. Sử dụng lời chào chuyên nghiệp, nếu không chắc chắn, bạn có thể sử dụng cú pháp “Kính gửi + tên người nhận, )
4. Hạn chế sử dụng dấu chấm than
5. Email không phải là nơi để thể hiện khiếu hài hước
6. Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng
7. Lời chào cuối email rất quan trọng:
– ‘Trân trọng’ được sử dụng khi viết thư cho người mà bạn biết.
– ‘Yours một cách trung thực’ được sử dụng khi viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
– ‘Trân trọng’ nên dùng trong thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
– ‘Best Regards’ thể hiện sự kính trọng, có thể dùng trong hầu hết các tình huống.
8. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi nó được gửi nhầm cho bạn
9. Đọc lại email trước khi gửi
10. Tên người nhận email được nhập lần cuối
11. Kiểm tra kỹ email người nhận
