Phần mềm quản lý quy trình là công cụ giúp các nhà lãnh đạo theo dõi hiệu quả hoạt động của công ty, đo lường tiến độ dự án, hoạch định nguồn lực và quản lý hiệu quả lực lượng lao động hiệu quả. Giờ đây, các doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp cách thức vận hành và cải thiện năng suất nhờ các quy trình liền mạch, liên kết với nhau và tự động hóa.
I. Những khó khăn còn tồn tại trong quá trình quản lý
Khi quy mô của doanh nghiệp tăng lên, số lượng quy trình cũng tăng lên. Điều này khiến nhân viên không thể nhớ chính xác từng quy trình, thường xuyên quên đồ. Các nhà quản lý cũng không thể theo sát từng bước để giải quyết “ách tắc” kịp thời. Từ đó gây ra nhiều mâu thuẫn, mất đoàn kết nội bộ và phá vỡ văn hóa doanh nghiệp.
Trước yêu cầu chuyển đổi số cấp bách hiện nay, nhiều đơn vị cũng đã triển khai hàng loạt phần mềm tối ưu nghiệp vụ như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự. Tuy nhiên, việc thiếu quy trình kết nối phù hợp vẫn làm phát sinh nhiều bước xử lý rời rạc, gây lúng túng cho nhân sự.
Ngoài ra, một số tổ chức không có nhân viên chuyên trách để đánh giá sự tuân thủ trong nhóm. Vô hình chung tạo ra tình trạng nhân viên không thực sự áp dụng đúng quy trình, và doanh nghiệp không có cơ sở để cải thiện.
Nếu doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn này thì các nhà lãnh đạo, quản lý cần ứng dụng ngay một phần mềm quản lý quy trình toàn diện để mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong kinh doanh
II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình trong doanh nghiệp của bạn
Công việc xây dựng quy trình làm việc Việc hoàn thiện đòi hỏi công sức, thời gian nghiên cứu, cải tiến lâu dài. Người ban hành quy trình phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và kỹ năng thực hiện.
Để đẩy nhanh quá trình đó, phần mềm quản lý quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các thao tác thủ công và số hóa đồng nhất mọi giao dịch trên một nền tảng duy nhất. Nó mang đến những lợi ích vượt trội như:
- Tạo cơ sở phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban. Phát huy khả năng xử lý công việc nhanh nhẹn của cá nhân và đội nhóm.
- Ứng dụng quản lý quy trình làm việc đảm bảo các dự án công việc luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ.
- Các nhà quản lý theo dõi từng bước trong quy trình để tối ưu hóa ngay lập tức.
- Tăng cường sự tham gia, đề cao trách nhiệm của nhân viên trước mục tiêu chung.
- Nâng cao hiệu suất, cải thiện bộ máy bằng cách xác định vai trò rõ ràng và đưa ra định hướng cụ thể theo từng giai đoạn.
>> Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản trị doanh nghiệp năm 2023
III. Top phần mềm quản lý quy trình phổ biến nhất hiện nay
Có rất nhiều giải pháp quản lý quy trình trên thị trường từ các nhà cung cấp trong nước đến nước ngoài. Mỗi giải pháp sẽ có điểm mạnh và hạn chế riêng, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu và đặc điểm hoạt động của mình để quyết định chính xác.
1. Phần mềm MISA AMIS Quy trình quản lý hệ thống, quy trình kết nối các phòng ban, nghiệp vụ
Phần mềm Quy trình MISA AMIS một phần của gói giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Công cụ này phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, MISA AMIS Process số hóa các đề xuất phê duyệt, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và không gian lưu trữ. Trong khi đó, doanh nghiệp vừa và lớn dễ dàng kết nối 4 mảng kinh doanh quan trọng nhất: Kế toán – Tài chính, Bán hàng, Nhân sự và Vận hành.
Cụ thể, MISA AMIS Process cung cấp hai phiên bản Web và Mobile với giao diện hấp dẫn, trực quan và 6 tính năng chính:
- Soạn thảo và ban hành văn bản quy trình: Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết kế và chỉnh sửa tài liệu nội dung quy trình. Người phụ trách vừa lưu trữ vừa thay thế tài liệu cũ và nhanh chóng tra cứu tại đây.
- Thiết lập và thực hiện quy trình: Doanh nghiệp có thể lựa chọn luồng quy trình, điều kiện hiện trường, tiêu đề,… để hoàn thiện và đăng tải đúng quy trình. Trong thực tế hoạt động, người dùng vẫn có thể chỉnh sửa, thêm nhận xét, gán lại, sao chép, in hoặc hủy chạy…
- Ghi lại sự không tuân thủ: MISA AMIS Quá trình ghi nhận vi phạm, thống kê thành báo cáo giúp lãnh đạo, quản lý kịp thời điều chỉnh cách làm việc của nhân viên.
- thống kê: Phần mềm cung cấp đa dạng các báo cáo thống kê về tình trạng và hiệu quả thực hiện quy trình. Chúng bao gồm các báo cáo thống kê thực thi quy trình, báo cáo tồn đọng, tỷ lệ quá hạn, thời gian hoàn thành, v.v.
- Yêu cầu viết/chỉnh sửa tài liệu: Nhân viên trực tiếp yêu cầu viết/sửa các quy trình chưa phù hợp, theo dõi tình trạng xử lý yêu cầu và nhận kết quả từ bộ phận quản lý.
- Kết nối với một ứng dụng bên ngoài: Bằng việc tích hợp Open API, Quy trình AMIS của MISA có thể liên kết với bên thứ 3 giúp doanh nghiệp không bị giới hạn khi trao đổi, làm việc với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn ISO, CMMI: MISA đã xây dựng thành công giải pháp chuẩn hóa quy trình phù hợp với mọi đặc thù doanh nghiệp.
Như vậy, Quy trình AMIS của MISA hướng doanh nghiệp đến tiêu chuẩn chất lượng cao, đảm bảo mọi hoạt động trọng yếu diễn ra đúng quy định và đạt hiệu quả tốt nhất.
Sử dụng miễn phí ngay bây giờ
>> Xem Thêm: Tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm MISA AMIS Process để xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục?
2. Phần mềm Process Street
Phần mềm Process St được sử dụng bởi hơn 3000 doanh nghiệp, chủ yếu là các đơn vị quy mô nhỏ. Để thiết lập quy trình, người dùng tạo quy trình mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện mẫu rồi chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi tạo xong, người dùng đặt điều kiện ẩn/hiện hoặc ẩn/hiện bước đáp ứng quy trình fork.
Tính năng kết nối của Process St liên kết với gần 4000 ứng dụng khác nhau mà không cần tạo mã phức tạp. Về việc chạy và thực hiện quy trình công việc, nhân viên sẽ nhập mô tả, đánh dấu chuyển đổi khi hoàn thành. Người quản lý tiếp nhận, ra quyết định chấp nhận/từ chối yêu cầu chỉnh sửa hoặc kết thúc quy trình.
Về báo cáo, Process St chỉ tạo một số báo cáo thống kê về các lần chạy thỏa mãn điều kiện. Người dùng phải thiết lập bộ lọc và lưu trữ nếu muốn theo dõi chặt chẽ hơn.
3. Giám khảo ảo – PCG
Virtual Examiner là một sản phẩm của PCG Software, được thiết kế để giám sát các quy trình trong một tổ chức và tìm dữ liệu liên quan đến các hình thức thanh toán gian lận/lạm dụng, đồng thời tối ưu hóa khả năng phục hồi. tài chính. Sản phẩm này đã giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe nâng cao hệ thống xử lý khiếu nại hiện tại của họ với hơn 31 triệu lần chỉnh sửa cho mỗi khiếu nại.
Ngoài ra, giải pháp phần mềm còn có khả năng giám sát quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, phát hiện vi phạm quyền sở hữu và giảm chi phí mã hóa sai để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Nghiệp chướng.
4. Quản lý quy trình với Pipefy
Pipefy là phần mềm xử lý được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Nó phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và hầu hết các ngành công nghiệp.
Các quy trình trong pipefy hầu hết là các quy trình theo đường thẳng và được thể hiện dưới dạng Kanban. Mỗi thẻ tương ứng với một quy trình chạy, cuộn qua từng cột để chạy các bước trong quy trình.
Một hạn chế nhỏ của Pipefy là người dùng không thể thiết lập quy trình rẽ nhánh, đa điều kiện. Vì vậy, các doanh nghiệp có nhiều quy trình con sẽ phải chia thành nhiều thiết lập.
5. QNTRL
Qntrl là một công cụ mạnh mẽ do Zoho Corporation phát triển để cải thiện khả năng hiển thị, kiểm soát và tự động hóa các quy trình của tổ chức.
Nó được thiết kế để giám sát các quy trình cho một nhóm, bộ phận hoặc công ty và cho phép người dùng đơn giản hóa các quy trình phức tạp bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ một cách dễ dàng.
Qntrl cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình làm việc đơn giản, có thể định cấu hình và mạnh mẽ, phù hợp cho các tổ chức nhỏ, vừa và lớn mà không phát sinh chi phí đắt đỏ. Nó cung cấp một cái nhìn đầy đủ và chi tiết về tất cả các quy trình làm việc của công ty một cách dễ dàng và thuận tiện.
6. Phần mềm quản lý quy trình Process Maker
Process Maker chuyên quản lý công việc, phê duyệt hoặc xác nhận nhân sự đã làm đúng. Nhờ đó, người quản lý giám sát chặt chẽ việc tuân thủ quy trình của nhóm.
Phần mềm này sử dụng ký hiệu tiêu chuẩn quốc tế để quản lý quy trình, BPMN 2.0. Người dùng kéo và thả để thiết lập các bước và sự kiện. Nhìn chung, thiết lập của Process Maker rất trực quan và rõ ràng, tuy nhiên doanh nghiệp cần hiểu sâu và mất nhiều công sức để hoàn thành.
Ở phiên bản mới nhất, ProcessMaker đáp ứng khá tốt việc thống kê báo cáo. Ngoài việc tùy chỉnh bộ lọc chạy thống kê, nó còn cho phép người dùng thêm các biểu đồ của riêng mình, kết hợp thêm các điều kiện cho dữ liệu.
7. Kỳ lạ . Ứng dụng quản lý quy trình
Quixy giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ cơ bản đến nâng cao với chi phí thấp. Matt Long, Giám đốc điều hành của Công ty Công nghệ Groove, cho biết Quixy đã loại bỏ các quy trình thủ công và nhanh chóng biến ý tưởng của nhân viên thành công việc kinh doanh mới.
Người dùng có thể hoàn tác, tùy chỉnh các ứng dụng có sẵn trên phần mềm chỉ trong vài phút. Ngoài ra, Quixy còn sở hữu nhiều tính năng cao cấp như:
- Hiển thị thông báo và lời nhắc cho từng bước trong quy trình làm việc.
- Tương thích với tất cả các trình duyệt, khả dụng ngoại tuyến.
- Kết xuất dữ liệu dưới nhiều định dạng, lên lịch gửi báo cáo tự động.
- Tích hợp liền mạch các ứng dụng bên thứ 3 thông qua Webhook, API…
IV. Kết luận
Trong xu hướng tiêu dùng mới, khách hàng đang mong đợi kết quả nhanh hơn, chính xác hơn, cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Và chuyển đổi số là cách duy nhất để doanh nghiệp làm được điều này.
Theo ứng dụng phần mềm quản lý quy trình Khi thích hợp, doanh nghiệp sẽ tự động hóa tất cả các quy trình công việc thông thường, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Đồng thời, công việc chất lượng và nhanh chóng sẽ mang lại cho doanh nghiệp lợi thế đột phá so với các đối thủ vẫn dựa vào quy trình thủ công.
Đánh giá bài viết
