Trong thời đại số hóa và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, thiết lập văn phòng số được xem là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình này không phải một sớm một chiều, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng để có chiến lược chuyển đổi phù hợp.
Vì vậy, trước khi thiết lập một văn phòng kỹ thuật số, các nhà điều hành doanh nghiệp nên xem xét những khía cạnh nào? Cùng MISA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Những câu hỏi doanh nghiệp cần làm rõ để thiết lập văn phòng số hiệu quả
1. Ban lãnh đạo và nhân viên đã sẵn sàng chuyển đổi chưa?
Ở góc độ chiến lược, nhiều nhà lãnh đạo hiện nay vẫn nghĩ rằng thiết lập văn phòng số chỉ đơn giản là đầu tư vào công nghệ để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này đòi hỏi phải có tư duy đúng đắn, tầm nhìn và định hướng lâu dài.
Cụ thể hơn, xuyên suốt quá trình số hóa, vai trò của người lãnh đạo đóng vai trò cốt yếu: xác định đúng vấn đề của doanh nghiệp mình và mục tiêu, chiến lược thiết lập văn phòng số; quản lý chuyển tiếp liên tục; thúc đẩy văn hóa học tập và phát triển của nhân viên trong thời đại kỹ thuật số.
Khi đó, để tối đa hóa hiệu quả chuyển đổi, trước hết bản thân các nhà quản trị doanh nghiệp cần có tầm nhìn số, tư duy cởi mở và tinh thần đổi mới không ngừng.
Tuy nhiên, tầm nhìn và sự sẵn sàng của lãnh đạo là chưa đủ. Quá trình thiết lập văn phòng số sẽ không thể hoàn thiện nếu không có sự đồng thuận và hợp tác của nhân viên. Để giúp nhân viên nhận thức đúng, hiểu, tin và ủng hộ quá trình này, tầm nhìn của cấp quản lý cần được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả, giúp mỗi cá nhân hiểu được tại sao họ cần chuyển đổi và chuyển đổi. làm thế nào để thay đổi.
2. Nếu chuyển đổi thì ở đâu?
Tùy theo loại hình, tính chất và dịch vụ cung cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức và mức độ chuyển đổi khác nhau. Để tìm ra giải pháp phù hợp, các nhà lãnh đạo cần xem xét ba yếu tố chính: quy mô nhân sự, tính chất của lực lượng lao động và điều kiện cơ sở vật chất.
2.1. Quy mô nhân viên là gì?
Quy mô nhân sự quyết định mức độ chuyển đổi của doanh nghiệp.
Tại các doanh nghiệp nhỏ, nhân sự dễ dàng trao đổi và chỉ đạo công việc, phần mềm chuyển đổi số thường chỉ được sử dụng cho các nhu cầu cơ bản như phân công, phân nhiệm, quản lý dự án.
Ngược lại, với các tập đoàn, doanh nghiệp đông nhân sự, quá trình phối hợp giữa các cá nhân, giữa các phòng ban rất phức tạp. Do đó, các ứng dụng chuyển đổi số cần đáp ứng nhu cầu quản lý, cộng tác và truyền thông nội bộ.
2.2. Bản chất của nhân viên trong công ty là gì?
Nói một cách đơn giản, lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi “nhân viên trong công ty chủ yếu làm việc tại văn phòng hay ngoài văn phòng?”
Đối với những doanh nghiệp có phần lớn nhân sự làm việc bên ngoài văn phòng (công nhân, nhân viên bán hàng tại cửa hàng, Showroom, lao công, bảo vệ…) thì quá trình chuyển đổi sẽ gặp nhiều rào cản do nguồn nhân lực này thường gặp nhiều rào cản. trình độ tin học thấp, ít sử dụng các thiết bị công nghệ phục vụ công việc.
Trong khi đó, doanh nghiệp có nhân viên chủ yếu làm việc ở khối văn phòng – công nghệ thông tin trình độ cao, hoặc phải sử dụng các thiết bị công nghệ để phục vụ công việc sẽ dễ dàng hơn trong quá trình thi công. văn phòng số
2.3. Tình trạng cơ sở vật chất của công ty như thế nào?
Một trong những tính năng chính mà bộ ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cung cấp là quản lý tài sản doanh nghiệp. Khi đó, nếu doanh nghiệp có nhiều tài sản cần quản lý, thường xuyên có hoạt động phân bổ/thu hồi/điều chuyển tài sản, trích khấu hao định kỳ để tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Dịch vụ quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản trong dài hạn.
II. Các câu hỏi thường gặp khi triển khai bộ giải pháp MISA AMIS Office Không
1. Tại sao doanh nghiệp nên chọn Văn phòng số MISA AMIS?
Chọn các ứng dụng và công cụ phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn là một bước quan trọng để tối đa hóa hiệu quả thiết lập văn phòng kỹ thuật số của bạn. Ứng dụng phù hợp được cho là hội tụ đầy đủ 6 yếu tố sau:
- Linh hoạt và di động
- Hỗ trợ tích hợp
- Nhỏ gọn, dễ sử dụng
- Truy cập an toàn
- Hợp tác liền mạch
- Hỗ trợ tốt cho quá trình phân tích và đo lường
Văn phòng MISA AMIS Số. là một trong bộ giải pháp toàn diện đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. Bộ giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số bao gồm 7 phần mềm tiện ích trên cùng một nền tảng:
- Công việc của MISA AMIS: Ứng dụng phân công công việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thì
- Quy trình MISA AMIS: Ứng dụng thiết lập, quản trị và tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban
- MISA AMIS WeSign: Ứng dụng ký văn bản, hợp đồng nhanh chóng mọi nơi kể cả trên điện thoại
- Mạng xã hội MISA AMIS: Áp dụng truyền thông chính sách và truyền thông kịp thời và nhất quán cho toàn bộ tổ chức
- Ghi chú MISA AMIS: Ứng dụng lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn nhờ tính năng phân quyền truy cập cho từng đối tượng
- Phòng họp MISA AMIS: Ứng dụng tìm kiếm, đặt và quản lý phòng họp thông minh
- Tài sản MISA AMIS: Việc áp dụng kiểm kê, kiểm đếm tài sản trong doanh nghiệp thuận tiện và chính xác
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng trọn bộ giải pháp?
Tùy thuộc vào việc xác định nhu cầu và mục tiêu sử dụng đã đề cập ở 2 mục trước mà lãnh đạo có thể lựa chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp cho đơn vị mình.
Đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ, một nhu cầu cơ bản có thể bao gồm quản lý dự án và nhiệm vụ, quản lý quy trình, ký tài liệu kỹ thuật số.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô từ 100 đến 200 nhân viên, ngoài các gói dịch vụ trên, các dịch vụ chat, lưu trữ dữ liệu, quản lý phòng họp cũng được xem là cần thiết.
Đối với các doanh nghiệp lớn, có nhiều tài sản và hoạt động cần quản lý, ứng dụng quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối đa hóa hiệu quả sử dụng tài sản.
>> Xem ngay: Văn phòng số MISA AMIS – Bộ giải pháp tối ưu hóa hoạt động cho mọi doanh nghiệp
3. Chi phí triển khai Văn phòng số MISA AMIS?
Văn phòng số MISA AMIS giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi thủ tục giấy tờ, thủ công, nhằm nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, cải thiện văn hóa làm việc nhanh hơn, gắn kết hơn, từ đó gia tăng hiệu quả. kết quả hoạt động.
Dựa vào quy mô nhân sự, tính chất lao động hay điều kiện cơ sở vật chất mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói giải pháp khác nhau theo nhu cầu của mình. Trích MISA AMIS Office No. Để đạt hiệu quả tối đa:
Gói dành cho người mới bắt đầu (Miễn phí cho 10.000 doanh nghiệp đầu tiên) và Gói tiêu chuẩn – Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa và lớn muốn chuyển đổi một phần
Gói Starter và gói Standard tập trung giải quyết các vấn đề cơ bản như quản lý công việc, thiết lập hệ thống quy trình liên bộ phận và ký duyệt văn bản điện tử nhanh chóng.
Gói chuyên nghiệp (Gói khuyến nghị) – Dành cho doanh nghiệp vừa và lớn
Doanh nghiệp vừa và lớn thường có quy mô nhân sự trên 100 người, vị trí làm việc phân tán, nhiều phòng ban nên cần kiểm soát chất lượng công việc hiệu quả. Ngoài ra, hầu hết các đơn vị này thường triển khai nhiều hoạt động truyền thông nội bộ cũng như có số lượng lớn tài liệu lưu trữ, tài liệu liên phòng ban.
Vì vậy, gói Progressional sẽ là giải pháp lý tưởng khi bổ sung các ứng dụng giúp ghi và lưu trữ dữ liệu, liên lạc nội bộ qua mạng xã hội và quản lý phòng họp.
Gói doanh nghiệp – Đối với các doanh nghiệp lớn
Đối với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban, chi nhánh, nhân sự và đặc biệt có lượng tài sản vật chất khổng lồ, ngoài những ứng dụng lý tưởng đã có trong gói Professional thì ứng dụng Quản lý tài sản sẽ là lựa chọn hợp lý, hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ các nghiệp vụ từ kiểm kê, kiểm đếm, đến phân bổ và thu hồi tài sản.
4. Các bước đăng ký tư vấn và trải nghiệm bộ giải pháp?
Để nhận được sự hỗ trợ chu đáo từ đội ngũ tư vấn của MISA và tìm được gói giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang web
- Bước 2: Chọn tùy chọn đăng ký mong muốn:
- Đăng ký gói Starter miễn phí: Hiện tại, Văn phòng số MISA AMIS đang tặng gói Starter hoàn toàn miễn phí cho 10.000 doanh nghiệp đầu tiên. Với gói quà tặng này, doanh nghiệp được sử dụng miễn phí 3 ứng dụng MISA AMIS Work, MISA AMIS Process, MISA AMIS WeSign trong 1 năm với số lượng 5 người dùng và tối đa 30 văn bản/năm.
- Đăng ký tư vấn: Quý khách đăng ký điền chính xác thông tin vào form để chuyên viên tư vấn liên hệ xác định nhu cầu và hẹn lịch demo giải pháp vận hành tốt nhất cho doanh nghiệp.
TRẢI NGHIỆM GIẢI PHÁP MISA VĂN PHÒNG SỐ AMIS ĐỂ TỐI ƯU HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP NGAY BÂY GIỜ!
Đánh giá bài viết
