Trong doanh nghiệp, khi có nhu cầu mua sắm vật tư, nguyên vật liệu mới, các bộ phận sẽ phải làm đề xuất mua theo pháp luật. Bộ phận quản lý hoặc mua hàng chịu trách nhiệm phê duyệt và cung cấp hàng hóa phù hợp.
Vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể cách viết một mẫu đề xuất mua sắm và 7 bước cần có trong một quy trình đề xuất mua sắm hoàn chỉnh.
I. Đề xuất là gì?
Nói một cách đơn giản, đề xuất mua hàng là hoạt động yêu cầu công ty bổ sung thêm thiết bị, nguyên vật liệu, công cụ hỗ trợ cho công việc.
Giấy đề nghị mua hàng được lập trong trường hợp này là văn bản hành chính nêu rõ lý do, mục đích mua hàng và các thông tin như: tên hàng, số lượng, kiểu dáng…
II. Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu đơn và quy trình mua hàng?
Đề xuất mua hàng hóa và vật tư phải thông qua mẫu yêu cầu minh bạch và quy trình phê duyệt rõ ràng. Phòng, ban nào muốn đổi mới thiết bị cần thực hiện theo quy trình đề xuất mua sắm và làm đơn trình lãnh đạo phê duyệt.
Điều này giúp đội ngũ lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn nắm bắt được nhu cầu thực tế để cân đối nguồn lực hiện có. Đồng thời, quy trình đề xuất mua hàng còn cho phép doanh nghiệp quản lý tài chính một cách minh bạch, hạn chế tối đa việc thất thoát ngân sách hay trục lợi cá nhân.
>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
III. Những lưu ý khi lập đề nghị mua hàng
1. Lưu ý về nội dung
Để soạn được mẫu đề nghị mua hàng chính xác, người lập phiếu cần cung cấp những thông tin quan trọng sau:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của công ty/doanh nghiệp.
- Thời gian bình chọn (ngày/tháng/năm)
- Họ tên người lập phiếu hoặc tên khoa/bộ phận đề xuất mua hàng.
- Lý do/mục đích đề xuất.
- Tên hàng, số lượng, đơn vị đo lường hàng hóa (kg, ống, cuộn…)
- Ước tính đơn giá của hàng hóa trên một đơn vị.
- Chữ ký biểu quyết.
- Chữ ký của bộ phận/giám đốc có thẩm quyền quyết định phê duyệt yêu cầu.
Về nội dung, cử tri cần lưu ý mục đích mua ngay ở tên vé. Ví dụ, một số mẫu đơn xin mua vật tư thường gặp như: Đơn xin mua thêm máy tính bàn cho bộ phận Marketing, Đơn đề nghị mua máy in cho phòng Nhân sự….
2. Lưu ý về hình thức thể hiện
Giấy đề nghị mua hàng là văn bản hành chính nên doanh nghiệp cũng cần chú ý đảm bảo hình thức gọn gàng.
Thông tin cần được trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu khi có nhiều chủng loại hàng hóa để bộ phận mua hàng dễ dàng kiểm tra. Ngoài ra, trong đơn phải luôn có tên nước, chức danh, tên đơn vị, thời gian, mục đích mua sắm.
IV. Tổng hợp các mẫu đề xuất mua hàng chuẩn nhất hiện nay
Từ những lưu ý trên, MISA AMIS đã tổng hợp 3 đề xuất mua hàng chuẩn dưới đây. Doanh nghiệp có thể áp dụng ngay hoặc điều chỉnh một số nội dung dựa trên đặc thù hoạt động của mình.
V. Quy trình đề xuất mua vật tư, nguyên liệu cho doanh nghiệp
Xây dựng quy trình đề xuất mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát và kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa.
1. Gửi yêu cầu mua hàng
Cá nhân, bộ phận có nhu cầu mua sắm thêm, đổi mới vật tư, thiết bị lập phiếu đề nghị mua hàng. Biểu mẫu được gửi lên cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận phụ trách để chờ phê duyệt.
2. Xem xét và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Đề xuất mua nguyên vật liệu được xem xét theo hai trường hợp:
- Đã phê duyệt thành công: Ban lãnh đạo đồng ý với yêu cầu, bộ phận mua hàng tiếp nhận đơn và bắt đầu tìm kiếm hàng hóa theo đề xuất.
- Từ chối phê duyệt: Ban Giám đốc không đồng ý với phiếu yêu cầu, phiếu đề xuất sẽ được trả lại cho cá nhân hoặc bộ phận đã lập phiếu kèm theo lý do từ chối. Cá nhân bộ phận đó có thể sửa lỗi để tiếp tục nộp hồ sơ lần 2.
Trên thực tế, bước ký duyệt thường làm nhân sự mất nhiều thời gian do phải chờ đợi và di chuyển nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn giản hóa thủ tục và nâng cao năng suất làm việc với phần mềm tự động hóa quy trình.
Quy trình MISA AMIS là một trong những ứng dụng thiết lập và kết nối quy trình giữa các bộ phận toàn diện nhất. Người dùng chỉ cần chọn mẫu quy trình, đính kèm phiếu đề xuất để gửi yêu cầu lên cấp trên hoặc chuyển cho bộ phận khác.
Mọi thao tác phê duyệt đều được tối ưu hóa nhờ quy trình Kết nối MISA AMIS với MISA AMIS WeSign – giải pháp ký tài liệu kỹ thuật số từ xa. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các quy trình liên quan như đề xuất mua hàng, Đề nghị thanh toán nhanh chóng ở bất cứ đâu, loại bỏ thời gian và chi phí lãng phí.
3. Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp
Mỗi loại hàng hóa có nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bộ phận mua hàng cần căn cứ vào các tiêu chí nhất định để lựa chọn danh mục từ 3 đến 5 đơn vị phù hợp:
- Chất lượng mặt hàng đạt tiêu chuẩn.
- Nhà cung cấp uy tín, kinh nghiệm và thành công trong lĩnh vực.
- Giá sản phẩm cạnh tranh với thị trường.
- Nhà cung cấp và doanh nghiệp đạt được sự thống nhất về phương thức thanh toán: thanh toán sau khi nhận hàng, thanh toán trước 50%, v.v.
4. Lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp
Sau khi chọn được một số đơn vị, bộ phận mua hàng gửi lại danh sách cho ban lãnh đạo duyệt. Trong đó, lãnh đạo xem xét và quyết định lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở:
- So sánh báo giá với các điều kiện mua hàng của nhà cung cấp.
- So sánh báo giá nhà cung cấp cũ với nhà cung cấp mới hiện có.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp
5. Lập hợp đồng mua bán và ký duyệt hợp đồng
Doanh nghiệp chỉ chuyển sang bước này nếu đã thống nhất được nhà cung cấp tốt nhất. Nhân viên mua hàng lập hợp đồng bao gồm thông tin báo giá, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
Theo đó, bên cung cấp phải giao đúng chủng loại hàng hóa và số lượng đã ghi trong hợp đồng. Bộ phận mua hàng cũng chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát chất lượng đơn hàng trước khi nhập kho.
6. Doanh nghiệp nhận hàng và nhập hàng
Bộ phận mua hàng phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào. Tiêu chuẩn kiểm tra dựa trên các thông tin trên hợp đồng như số lượng, đơn vị tính. thông số kỹ thuật,…
Những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được thống kê chi tiết, chuyển lại bộ phận mua hàng để tiến hành đổi/trả.
7. Kế toán hoàn tất thủ tục
Bộ phận mua hàng gửi toàn bộ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng với nhà cung cấp cho bộ phận kế toán. Nếu thông tin chính xác, kế toán sẽ lập biên bản thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu không kế toán sẽ phản hồi lại bộ phận mua hàng để bổ sung hoặc sửa thông tin.
BỞI VÌ. Kết luận
Trên đây là những thông tin về khái niệm, vai trò, cách thức bình chọn và quy trình đề xuất mua hàng mà doanh nghiệp cần biết. Hi vọng các doanh nghiệp đã nắm được những lưu ý quan trọng và áp dụng hiệu quả vào công việc của mình.
Đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để không bỏ lỡ những kiến thức quản lý và vận hành bộ máy tinh gọn hữu ích nhất nhé!
Đánh giá bài viết
