Chia sẻ nguyên tắc vàng soạn slide Powerpoint của giáo sư Nguyễn Văn Tuấn

Chia sẻ nguyên tắc vàng soạn slide Powerpoint

1. Cẩn thận với PowerPoint

Đây là điểm mấu chốt: một slide chỉ nên trình bày một ý, không nhồi nhét nhiều hơn một ý vào một slide. Do đó, tất cả các dấu đầu dòng, dữ liệu hoặc biểu đồ trong một trang chiếu chỉ nên được sử dụng để hỗ trợ ý chính.

Ý tưởng của slide có thể được thể hiện thông qua tiêu đề của slide. Nếu tiêu đề slide không truyền đạt ý tưởng một cách nhanh chóng, người nói sẽ mất thời gian để giải thích và có thể làm loãng hoặc khiến khán giả mất tập trung.

Một slide có quá nhiều chữ sẽ khiến khán giả khó theo dõi và ý tưởng sẽ bị loãng. Mỗi trang chiếu, nếu chỉ có văn bản, phải tuân theo công thức “n by n”. Công thức này có nghĩa là nếu quyết định rằng mỗi slide có 5 dòng văn bản, thì mỗi dòng chỉ nên có 5 từ. Một slide không nên có nhiều hơn 6 dòng văn bản (n < 7).

Giữa đọc và nghe, cái nào giúp khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời là đọc, vì đọc cần ít nỗ lực hơn nghe. Nếu diễn giả soạn một slide có quá nhiều từ, khán giả sẽ đọc nó chứ không nghe. Nhưng diễn giả cần khán giả nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hoặc báo cáo khoa học chi tiết hơn). Do đó, việc làm cho slide ngắn gọn sẽ giúp khán giả dành ít thời gian hơn để đọc và có nhiều thời gian hơn để lắng nghe diễn giả.

Cách tốt nhất để viết một slide là viết một bức điện tín. Nó ngắn gọn, giống như tiêu đề của một phóng viên. Nói cách khác, đó là cách viết không theo ngữ pháp tiếng Anh, không cần câu hoàn chỉnh. Cụ thể, tránh sử dụng mạo từ (the, a/an) và cố gắng viết ngắn gọn, lược bỏ những từ không cần thiết.

Ngoài ra, hãy cố gắng chọn từ ngắn nhất, câu ngắn nhất (nếu có thể). Chẳng hạn như:

Có thể lấy một số ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:

Bullet thường được sử dụng trong các bài nói PowerPoint, tuy nhiên cần cân nhắc để không sử dụng quá nhiều gạch đầu dòng trong một bài nói. Nguyên tắc cơ bản là không lặp lại các từ trong gạch đầu dòng. Ví dụ, thay vì viết

Nên viết ngắn gọn hơn như sau:

hoặc thậm chí đơn giản và chuyên nghiệp hơn:

Có một câu nói cũ “một bức tranh trị giá một ngàn từ” để cho thấy tầm quan trọng của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ đến các biểu đồ hơn là các bảng số liệu chi tiết. Chúng ta cũng dễ dàng cảm nhận và ấn tượng với các biểu đồ hơn là với các con số. Các biểu đồ rất có giá trị, và chúng thường được trích dẫn trong các hội thảo khoa học. Vì vậy, cần đầu tư thời gian suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ sao cho có ý nghĩa.

Có nhiều loại biểu đồ và mỗi loại chỉ có thể được áp dụng cho một tình huống cụ thể. Có thể tóm tắt một số hướng dẫn chung như sau:

Trong mỗi biểu đồ hoặc bảng số liệu cần chú ý đến kí hiệu và đơn vị của các trục hoành và trục tung. Các biểu đồ hoặc bảng số liệu nên được thiết kế đơn giản và có tính “chiến lược” (tức là nhằm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham vọng và làm loãng chủ đề hoặc điểm chính của bài nói.

Nên tránh xem phim hoạt hình vì chúng có thể làm giảm đi tính trang trọng của bài giảng. Animation không phù hợp và đặt sai vị trí cũng khiến người nghe khó theo dõi thông điệp chính của bài nói.

Có hai nhóm phông chữ chính: sans serif và sans serif. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Họ phông chữ sans serif bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lý cho thấy phông chữ sans serif thường dễ đọc. Người đọc dành ít thời gian hơn để đọc các phông chữ như Arial so với Times hoặc Times New Roman. Đó là lý do tại sao các “gã khổng lồ” internet như Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube,… đều sử dụng font Arial, hoặc các font tương tự. Về kích thước phông chữ, hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng nó. cỡ (size) 18 trở lên. Nếu sử dụng font chữ có kích thước chữ hoa như ĐÂY LÀ BÀI THI, chữ in hoa được hiểu là quát tháo hoặc bất lịch sự, ngoài ra khó theo dõi, chỉ nên in nghiêng hoặc in đậm. (in đậm), nhưng đừng lạm dụng cách viết này. Chỉ sử dụng gạch dưới khi bạn cần nhấn mạnh điều gì đó quan trọng; Nếu không, bạn nên tránh cách viết này

Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và cam là những màu “năng lượng cao” nhưng rất khó tập trung vào. Xanh lá cây, xanh nước biển và nâu là những màu sắc “ngọt ngào” nhưng khó thu hút sự chú ý. Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó nhìn đối với những người bị mù màu.

Việc lựa chọn màu sắc phụ thuộc vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt giữa màu chữ và màu nền. Tóm lại, kinh nghiệm cho thấy:

Nếu hội trường nhỏ hoặc giảng dạy (bài giảng): chọn chữ đậm trên nền sáng. Ví dụ: văn bản màu đen hoặc xanh đậm và nền trắng;

Nếu hội trường lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, chẳng hạn như chữ trắng/vàng trên nền xanh đậm.

Tránh các slide có văn bản màu xanh lục và màu nền đỏ (hoặc văn bản màu đỏ trên nền xanh lá cây), vì nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói chung, tránh chọn màu nền đỏ vì đây là màu “năng lượng cao”, dễ làm mỏi mắt và khó theo dõi.