Cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh hiệu quả nhất

5 . KPI về tỷ lệ hoàn/ hủy đơn hàng

Là chỉ số xác định số lượng đơn hàng bị khách hàng huỷ hoặc hoàn trả về công ty trên tổng số đơn hàng nhân viên kinh doanh bán được trong tháng. Tỷ lệ này ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số KPI khác của nhân viên kinh doanh như: doanh thu, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chốt đơn…

Nhà quản lý có thể dựa vào chỉ số này để xác định tệp khách hàng “khó tính” trong mua hàng, hay tìm hiểu nguyên nhân về chính sản phẩm, hoạt động bán hàng, tư vấn, chăm sóc của đội ngũ do đâu mà dẫn đến tình trạng huỷ/ hoàn trả đơn hàng từ chính khách hàng để có phương án xử lý kịp thời.

Doanh nghiệp cần tìm mọi phương án giảm thiểu tối đa chỉ số này, tỷ lệ này càng thấp càng chứng tỏ nhân viên kinh doanh đó làm việc càng hiệu quả và doanh số công ty càng tăng.

6. Chỉ số hiệu suất sản phẩm

KPI này cho phép doanh nghiệp xác định được đâu là sản phẩm/ dịch vụ bán đem lại doanh số bán hàng cao hơn các mặt hàng khác. Quan trọng là thông qua đây, doanh nghiệp cần nhận định được lý do đưa đến các xu hướng này là gì, vì sao sản phẩm/ dịch vụ đó lại có tốc độ bán nhỉnh hơn. Từ đó xây dựng các chương trình Marketing phù hợp nhằm đẩy mạnh doanh số cho sản phẩm mũi nhọn, đồng thời cải thiện sức bán của những sản phẩm/ dịch vụ khác.

7. Cơ hội bán hàng 

Chỉ số KPI này cho phép các nhân viên kinh doanh nắm được mọi cơ hội bán hàng đang nằm trong danh sách chờ xử lý. Nhân viên kinh doanh bằng kỹ năng chuyên môn của mình xác định được những cơ hội nào tiềm năng để ưu tiên đầu tư nhiều thời gian và công sức hơn chăm sóc trước.

Chỉ số cơ hội bán hàng được sắp xếp dựa trên độ chắc chắn thành công của các cơ hội, tức là xác suất bán được hàng thành công. Việc mà nhân viên kinh doanh phải làm là phân tích, xác định đâu là khách hàng có khả năng mua hàng cao nhất trong cơ sở dữ liệu khách hàng được cấp trên phân bổ.

9. Thời gian chuyển đổi trung bình

Các sản phẩm/ gói dịch vụ của doanh nghiệp mất bao nhiêu thời gian để có thể chuyển đổi từ điểm chạm khách hàng đầu tiên đến khi sinh doanh số, chính là cách mà chỉ số này phản ánh. KPI này giúp nhà quản lý kinh doanh tính toán được năng suất của phễu bán hàng doanh nghiệp mình, từ đó đề xuất các phương án cải thiện nếu thời gian chuyển đổi trung bình của đơn hàng quá lâu..

10. Chi phí trung bình để có một khách hàng tiềm năng

Bộ phận kinh doanh có thể tính được tổng chi phí bỏ ra để có được một khách hàng tiềm năng nhờ theo dõi chỉ số này. Chỉ số này sẽ chủ yếu được đo đếm dựa trên chi phí Marketing và chi phí bán hàng/ chăm sóc khách hàng. Bởi thông thường, một bộ phận khách hàng sẽ đến từ nguồn Marketing và được Kinh doanh tiếp nhận, do đó đây là hai bộ phận sử dụng nhiều chi phí nhất để tạo ra khách hàng tiềm năng.

11. KPI về khả năng giữ chân khách hàng

Chỉ số KPI này đánh giá hiệu quả trong việc hỗ trợ, tư vấn, chăm sóc khách hàng của nhân viên kinh doanh có tốt hay không. Tỷ lệ giữ chân khách hàng càng lớn đồng nghĩa với cơ hội bán hàng của nhân viên đó càng cao.

Thông thường, mỗi nhân viên kinh doanh được phân bổ chăm sóc những danh sách khách hàng nhất định, do đó KPI này phản ảnh vô cùng rõ nét hiệu quả làm việc của nhân viên đối với tệp khách hàng của mình. 

Đọc thêm: Retention Rate là gì? 7 Cách tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng

12. Chỉ số về vòng đời khách hàng

Giá trị vòng đời khách hàng thể hiện tổng số tiền kỳ vọng mà một khách hàng chi trả cho doanh nghiệp trong suốt vòng đời khách hàng của họ. Chỉ số này đóng vai trò quan trọng để đánh giá nhân viên kinh doanh có đang hỗ trợ, chăm sóc khách hàng trung thành của doanh nghiệp tốt hay không.

13. KPI về khách hàng mới và doanh thu từ khách hàng cũ

KPI này thể hiện số lượng khách hàng mới mua hàng lần đầu và tổng doanh thu từ những khách hàng cũ của công ty mà nhân viên kinh doanh phụ trách. Sau khi có số liệu về hai chỉ số này, nhà quản lý có thể đánh giá doanh số chủ yếu của công ty đang đến từ nguồn khách hàng cũ gia hạn/ mua lại hay khách hàng mới. Đây là căn cứ quan trọng để đề ra các chiến lược tiếp thị, truyền thông, kinh doanh trong tương lai.

14. Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng

Các chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng là thước đo để phản ánh được những kỳ vọng, mong muốn của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Dựa vào đây, nhân viên kinh doanh có thể nắm bắt nhu cầu thực tế của khách hàng dễ dàng hơn, từ đó đưa ra được phương án “chinh phục” khách hàng để gia tăng hiệu quả bán hàng.

III. Cách xây dựng bộ chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh

1. Đưa ra mục tiêu cụ thể về KPI

Các tiêu chí trong hệ thống KPI của nhân viên kinh doanh được xét duyệt dựa trên mục tiêu của ban lãnh đạo, các cấp quản lý cũng như ý kiến của nhân viên và tính chất công việc của bộ phận kinh doanh. Bộ KPI cho nhân viên kinh doanh cần đáp ứng được các mục tiêu sau đây:

• Đảm bảo duy trì doanh số bán hàng hóa ổn định.
• Tạo được mối quan hệ tốt và duy trì việc chăm sóc khách hàng cũ.
• Tìm kiếm được lượng khách hàng mới ổn định.
• Mang tính thách thức (nhưng khả thi) so với KPI ở các mốc trong lịch sử.

2. Tạo một nền tảng vững chắc cho hệ thống KPI

Ngoài mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, những ý kiến và nguyện vọng của đội ngũ nhân viên cũng là nền tảng để doanh nghiệp có thể xây dựng bộ KPIs vững chắc, lâu bền, khả thi, phù hợp với khả năng của nhân viên và văn hoá của doanh nghiệp. Nếu ngay từ đầu, các chỉ số này nằm ngoài khả năng và nguyện vọng của nhân viên thì họ sẽ không có động lực làm làm việc dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. 

3. Xác định bộ phận xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh 

Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh có thể do trưởng bộ phận kinh doanh xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn trong công ty.

Trưởng bộ phận là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Sau khi xây dựng xong mẫu KPIs này cần được góp ý, thẩm định và đánh giá từ các bộ phận chức năng trong công ty.

4. Xây dựng chính sách lương – thưởng – phạt cho nhân viên kinh doanh

Khi đã có danh sách các chỉ tiêu KPI, bước tiếp theo các nhà quản lý cần xét duyệt các chính sách lương, thưởng, phạt, phụ cấp… nhằm tạo động lực cho nhân viên kinh doanh. Các chính sách này sẽ khác nhau tùy theo vị trí làm việc, bằng cấp và kỹ năng chuyên môn của nhân viên kinh doanh.

Ví dụ:

• Nhân viên vượt KPI về doanh thu tháng sẽ được thưởng 5% tổng số doanh thu vượt chỉ tiêu.
• Nhân viên không đạt chỉ tiêu về số đơn sẽ bị phạt trừ 10% lương cứng.
• Đối với nhân viên thị trường, được phụ cấp tiền xăng xe, ăn trưa.

5. Xây dựng kế hoạch triển khai và áp dụng KPI

Trong mỗi bộ KPIs cho nhân viên kinh doanh, luôn có những KPI mang tính dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Việc quản lý các chỉ số KPI dài hạn sẽ dễ dàng hơn khi nhà quản lý chia nhỏ thành các KPI ngắn hạn để thực hiện và đo lường. Như vậy nhà quản lý sẽ nắm được tình hình doanh nghiệp theo từng giai đoạn biến đổi của thị trường.

Sau khi hoàn thiện hệ thống KPIs, nhà quản lý cần truyền thông đến toàn thể bộ phận, phân công công việc rõ ràng, đảm bảo nhân viên nào cũng nắm được các chỉ số KPI và cách tính toán để trong quá trình làm việc, họ xác định được phải quan tâm đến những yếu tố nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

>> Xem video tính năng giao mục tiêu và giám sát KPIS cho Sales của phần mềm MISA AMIS CRM tại đây:

6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI của nhân viên kinh doanh

Khi truyền thông bộ KPIs tới các nhân viên kinh doanh, nhà quản lý cần thực hiện việc theo dõi, đánh giá các chỉ số này liên tục và thường xuyên ở tất cả các khâu trong hoạt động kinh doanh. Để việc theo dõi, đánh giá các chỉ số KPI của nhân viên kinh doanh thêm phần hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng kết hợp thêm nhiều công cụ hỗ trợ đo lường và giám sát CRM hoặc các phần mềm quản lý công việc. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, kịp thời điều chỉnh khi cần thiết nhằm bám đuổi mục tiêu doanh số, đồng thời đảm bảo tính công bằng, minh bạch giữa các nhân viên khi đánh giá và xét duyệt lương thưởng.

Để quản lý tốt KPI dành cho nhân viên kinh doanh, một công cụ quản lý tự động, thông minh sẽ là điều kiện cần thiết cho các doanh nghiệp triển khai dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này đang là xu thế chung trên chặng đường phát triển của các doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp phải quản lý số lượng nhân viên lớn.

7. Review và điều chỉnh KPI hàng tháng/ quý

Nhờ việc theo dõi và đánh giá thường xuyên, các nhà quản lý có cơ sở thực hiện điều chỉnh KPI cho từng nhân viên mỗi tháng hoặc quý để đảm bảo các con số này là khả thi và bám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và xu hướng mua sắm của khách hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá khách quan điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân viên để điều chỉnh các chỉ tiêu KPI sao cho phát huy tốt nhất khả năng làm việc của họ để tăng doanh thu cho công ty.

IV. Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh cần lưu ý gì?

Để xây dựng mẫu KPI thành công không phải là điều dễ dàng, nhà quản lý sẽ cần nắm chắc một số lưu ý trong quá trình xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh dưới đây:

• Thiết lập KPI dựa trên số lượng người bị ảnh hưởng, chịu tác động bởi chỉ số đo lường ấy.
• Đánh giá, đo lường khách quan và không dựa trên các ý kiến chủ quan.
• Bắt nguồn và luôn bám sát chiến lược kinh doanh của toàn doanh nghiệp và tập trung vào sự cải tiến.
• Rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu.
• Cụ thể và có liên quan trực tiếp tới một mục tiêu nhất định.
• Cần nhất quán để duy trì và cải tiến trong tương lai.
• Phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, mang tính khả thi cao.
• Cung cấp thông tin phản hồi kịp thời và chính xác.
• Phản ánh chuẩn xác quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phù hợp với văn hóa của công ty.

V. Tải file tổng hợp biểu mẫu giao mục tiêu & giám sát KPI cho sales

Giúp quản lý có thể dễ dàng phân bổ mục tiêu và theo dõi các chỉ số KPI như cơ hội, tỷ lệ chuyển đổi, doanh số và các chỉ số quan trọng khác của đội ngũ bán hàng, một cách trực quan và nhanh chóng. Từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định và phương án điều chỉnh phù hợp, bộ biểu mẫu dưới đây tổng hợp đầy đủ các loại KPIs liên quan đến nhân viên kinh doanh.

VI. Giao mục tiêu và quản lý nhân viên kinh doanh dễ dàng với MISA AMIS CRM

• Giao mục tiêu tới từng nhân viên kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS CRM cho phép giao mục tiêu từng cấp từ Giám đốc giao mục tiêu đến từng bộ phận; quản lý đến từng nhân viên. Bạn có thể chia mục tiêu theo thời gian cụ thể theo ngày/tháng/quý/năm. Từ đó, phần mềm xuất báo báo tự động theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu của từng phòng ban/ cá nhân để dễ dàng quản lý.

• Giám sát hoạt động bán hàng của từng nhân viên kinh doanh

Quản lý dễ dàng theo dõi từng hoạt động chăm sóc khách hàng của nhân viên với từng khách hàng; đồng thời giám sát các hoạt động, nhiêm vụ, công việc hàng ngày của đội Sales.

Đăng ký dùng thử để nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí trọn bộ công cụ của AMIS CRM TẠI ĐÂY

Từ những số liệu phân tích, hệ thống CRM ghi nhận và tự động xuất ra các báo cáo năng suất giúp quản lý:

– Kịp thời khen thưởng, tạo động lực cho các cá nhân có kết quả thực hiện doanh số cao

– Có kế hoạch đào tạo, hướng dẫn hoặc bổ sung kỹ năng chuyên môn cho nhân viên chưa đạt kết quả tốt

Dùng ngay miễn phí

VII. Tổng kết

Hệ thống KPI cho nhân viên kinh doanh được xây dựng càng hợp lý, phù hợp với văn hoá và tình hình kinh doanh chung của doanh nghiệp sẽ giúp bộ máy vận hành và phát triển của toàn tổ chức càng hoàn thiện. Hy vọng những thông tin MISA AMIS cung cấp sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và xây dựng mẫu KPIs phù hợp cho đội ngũ nhân viên kinh doanh của mình để tăng doanh thu và mở rộng thị phần.