Brief là gì? Đặc điểm tạo nên bản Brief chuẩn trong Marketing

Brief được xem là chìa khóa thành công khi thực hiện một chiến dịch marketing của các doanh nghiệp. Vậy brief là gì? Vì sao doanh nghiệp cần một bản brief tốt? Cách sử dụng brief như thế nào để thành công? Hãy cùng chúng tôi giải đáp qua bài viết ngay sau đây!

Brief là gì?

Brief là thuật ngữ để thể hiện bản tóm tắt yêu cầu khách hàng hay bản tài liệu ngắn gọn do khách hàng cung cấp đến cho Agency. Bản brief này sẽ thể hiện một cách ngắn gọn nhất nhưng đầy đủ những yêu cầu mà Client muốn Agency phải thể hiện được trong chiến dịch marketing.

Với những ai đang làm các công việc liên quan đến marketing hay đã từng làm trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo,… thì không thể không biết brief là gì.

Có nhiều hình thức để doanh nghiệp thể hiện được những yêu cầu của mình thông qua brief, nhưng một bản brief tốt là phải truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết và vấn đề doanh nghiệp muốn giải quyết. Ngoài ra, thông qua brief còn phải truyền được cảm hứng sáng tạo cho Agency.

2 loại brief hiện nay

Có 2 loại brief được sử dụng hiện nay:

1. Creative brief.
2. Communication brief.

Vậy Creative brief nghĩa là gì? Communication brief nghĩa là gì? Sự khác biệt giữa 2 loại brief này như thế nào? Hãy cùng chúng tôi giải đáp chi tiết qua nội dung sau đây.

1. Creative brief

Đây là bản tóm tắt được sử dụng trong nội bộ của Agency do một nhân sự Account phụ trách viết riêng cho Creative Team để họ nắm được các yêu cầu chính mà doanh nghiệp muốn truyền đạt qua chiến lược Marketing.

Khi thực hiện Creative brief, người thực hiện không chỉ phải cung cấp thông tin cho Creative Team mà còn phải truyền động lực, khơi gợi khả năng sáng tạo để dự án được thực hiện một cách trơn tru, đột phá nhất có thể.

Nội dung bao gồm những ý chính sau đây:

• Job description: Mô tả các hạng mục công việc cụ thể mà Creative Team cần làm.
• Target Audience: Thông tin về đối tượng khách hàng mục tiêu cần hướng đến trong dự án (bao gồm độ tuổi, nhân khẩu học, sở thích, hành vi,…).
• SMP (viết tắt của Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm khác thuộc cùng ngành hàng có thể sẽ có tác động lớn tới tâm trí khách hàng.
• Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch đã diễn ra là gì? Ví dụ họ sẽ bàn tán về sản phẩm hay họ sẽ mua hàng,…
• Desired Brand Character: Mong muốn khách hàng sẽ cảm nhận gì về sản phẩm/dịch vụ.
• Budget: Ngân sách Client cung cấp để thực hiện chiến dịch.

2. Communication brief

Đây là bản tóm tắt được sử dụng làm căn cứ trao đổi giữa Client với người thuộc bộ phận Account của công ty Agency để hai bên có thể nắm được tình hình sơ bộ.

Đó là bản mô tả ngắn gọn trả lời cho 5 câu hỏi:

1. Who?
2. What?
3. How?
4. Where?
5. Why?

Bản tóm tắt này cung cấp những thông tin cần thiết về dự án nằm trong các chiến lược marketing và thông qua chúng, Agency sẽ tiếp tục đào sâu để giải bài toán của Client.

Communication Brief mẫu cần có những nội dung sau đây:

• Project: Mục đích mà Client muốn hướng đến trong dự án triển khai chiến lược marketing.
• Client: Là từ dùng để nói đến tên đơn vị thuê Agency (có thể là doanh nghiệp hoặc cá nhân).
• Brand: Bao gồm toàn bộ các thông tin súc tích nhưng đầy đủ về thương hiệu đang được thực hiện trong toàn bộ chiến lược brand marketing. Để có thể đưa ra được những thông tin chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ càng.
• Project description: Mô tả những yêu cầu chi tiết về dự án cho Agency biết.
• Brand background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, bao gồm:
  • Phân tích thị trường, tình hình thương hiệu.
  • Những vấn đề thương hiệu đang gặp phải.
  • Đối thủ cạnh tranh và những thông tin cơ bản về đối thủ như điểm mạnh và điểm yếu,…
• Objectives: Mục đích truyền thông hàng đầu cần làm khi thực hiện các chiến lược marketing. Ví dụ như muốn tăng độ nhận diện thương hiệu hay tăng doanh thu,…
• Target Audience: Đối tượng khách hàng mục tiêu mà Client muốn hướng đến.
• Message: Thông điệp truyền thông chính của dự án.
• Coverage: Địa bàn địa lý sẽ thực hiện dự án chiến lược marketing này.
• Budget: Ngân sách dành cho dự án (có thể là ngân sách dành cho từng hoạt động cụ thể hoặc ngân sách dành cho cả chiến dịch).
• Timing: Thời gian mà Agency và Client sẽ gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.

7 yếu tố tạo nên bản brief hoàn hảo

Dưới đây là 7 yếu tố tạo nên một bản brief hoàn hảo, cụ thể như sau:

1. Thông tin trong brief cần súc tích và dễ hiểu

Brief không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin nhưng cũng không được quá sơ sài. Vì vậy, có thể nói, brief cũng là một thao tác không thể thiếu để có một chiến lược marketing hiệu quả. Một bản brief vừa ngắn gọn, dễ hiểu mà phải thật súc tích đòi hỏi bạn tưởng tượng, sáng tạo và sắp xếp khoa học.

Để làm được điều đó, bạn cần phải trả lời một cách cụ thể nhất 3 câu hỏi sau:

1. Vấn đề cần giải quyết trong dự án là gì?
2. Đối tượng mục tiêu là ai?
3. Giải pháp để giải quyết vấn đề một cách cốt lõi?

Những câu hỏi trên rất quan trọng, đòi hỏi bạn phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng để có thể triển khai nội dung đúng hướng và hoàn chỉnh hơn.

2. Làm rõ mục tiêu của bạn

Sau khi đã liệt kê ra được những thông tin quan trọng, bạn cần phân tích và lý giải mục tiêu của chiến dịch trước khi bắt tay thực hiện dự án. Vậy làm sao để có thể làm rõ mục tiêu?

Bạn hãy tự tìm câu trả lời bằng cách trả lời các câu hỏi:

• Tại sao cần triển khai dự án này?
• Kỳ vọng và mong muốn của bạn sẽ nhận được gì từ dự án?
• Bạn đã nắm rõ được các tiêu chí của người tiêu dùng khi triển khai dự án chưa?
• Có vấn đề nào bạn đang cố giải quyết không?
• Bạn đo lường sự thành công của dự án bằng cách nào?

Những câu hỏi trên không chỉ giúp bạn tìm ra được hướng đi đúng đắn nhất cho bản brief mà còn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian chỉnh sửa.

3. Những bên liên quan cần liệt kê trong brief

Những bên liên quan mà brief cần thể hiện rõ bao gồm bên liên quan bên phía Agency và phía Client.

• Về phía Agency: Bạn phải thể hiện được tất cả những thông tin về bộ phận tham gia có liên quan. Bao gồm người chịu trách nhiệm nội dung, hình ảnh, truyền thông,… Ngoài ra bạn còn phải thể hiện rõ ràng ai là người “chèo thuyền” cho dự án ra khơi và ai là người kết nối trực tiếp trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Về phía Client: Bạn phải thể hiện được ai là người chủ trì dự án của chiến dịch marketing này. Ai là những người phải đứng ra giải quyết nếu dự án có những vấn đề phát sinh,…

Việc thể hiện rõ các bên liên quan không chỉ giúp bản brief trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp chủ động hơn khi xảy ra sự cố.

4. Thông tin về tình trạng sản phẩm

Để có một chiến lược marketing hiệu quả, bạn phải hiểu được sản phẩm/dịch vụ của mình và các vấn đề xoay quanh chúng, hay dịch vụ muốn truyền thông hiện tại như số loại sản phẩm, phản hồi của khách hàng,…

Dựa trên những cơ sở mà bạn thu thập được đó, quá trình gặp mặt để trao đổi, tư vấn, đưa ra cách thức hiện thực hoá chiến lược marketing truyền thông thuyết phục và hiệu quả đến khách hàng mục tiêu.

5. Nhất định phải phân tích đối thủ cạnh tranh

Thông thường các Client sẽ muốn dành nhiều thời gian để nói về sản phẩm, dịch vụ của họ cũng như giải thích mục tiêu to lớn của họ đối với dự án marketing. Nhưng lại thường quên mất đưa ra những mô tả về đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.

Mà thực tế, việc hiểu được đối thủ, bối cảnh cạnh tranh cộng với những xu hướng của thị trường có thể tìm ra những điểm mạnh và khác biệt của sản phẩm và giành được thị trường.

Như vậy, việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong bản brief là việc làm cần thiết và quan trọng, có tác động tích cực trong việc tạo nên bản kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ những viên gạch đầu tiên.

6. Thời gian (deadline) hợp lý

Mốc thời gian cần được trình bày rõ ràng trong một bản brief, chúng được xem là “xương sống” của một dự án. Mốc thời gian phải chi tiết, bao gồm thời gian báo cáo từng hạng mục trong dự án, thời gian gặp  mặt để trao đổi ý tưởng lần đầu,…

Nếu bạn chưa thể xác định được 1 ngày cụ thể thì có thể đưa ra một mốc thời gian nào đó. Việc xác định deadline cụ thể giúp bạn và team có thể chủ động trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh mà không ảnh hưởng tới cả quá trình trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

7. Chủ động dự toán ngân sách

Mỗi dự án dù có quy mô nhỏ hay lớn đều cần một lượng ngân sách nhất định để thực hiện. Do vậy, ngân sách chính là một mục quan trọng không thể thiếu trong bản brief.

Ai cũng muốn thực hiện các chiến lược marketing thành công, mang lại nguồn doanh thu và lợi nhuận hoành tráng. Tuy nhiên, để làm được điều đó không phải dễ, đòi hỏi Creative Team của Agency phải có sự chuẩn bị chỉnh chu nhất. Và điều này liên quan đến vấn đề ngân sách phải chi trả cho dự án.

Để giải quyết được vấn đề này, trong bản brief hãy thiết lập ngân sách cho dự án và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Hãy trao đổi thẳng thắn nếu kỳ vọng của Client không cân đối với ngân sách bỏ ra và tìm ra câu trả lời tốt nhất cho cả 2 bên trước khi bắt đầu.

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà Vietnix vừa chia sẻ ở trên sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn hiểu hơn về brief là gì cũng như các yếu tố để có một bản brief hiệu quả. Nếu thấy bài viết hữu ích, bạn có thể chia sẻ đến nhiều người cùng tham khảo nhé.