Kế hoạch là gì? Chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần chú trọng xây dựng kế hoạch một cách bài bản. Vậy, kế hoạch là gì? chức năng lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sao cho hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

I. Kế hoạch là gì? Khái niệm lập kế hoạch

Kế hoạch là gì? được hiểu là một tập hợp bao gồm nhiều hoạt động, công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Kế hoạch nhằm đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra.

Lập kế hoạch là công đoạn xác định mục tiêu. Từ đó, hình thành các phương pháp tiếp cận và chọn ra cách tốt nhất để kết hợp, điều phối hiệu quả.

Kế hoạch, không chỉ là nội dung mà còn là chức năng của công việc quản lý. Như khái niệm trên, lập kế hoạch đề cập tới kết quả và phương tiện thực hiện (phương pháp tiếp cận).

Do vậy, trong việc lập kế hoạch, công tác dự báo đóng vai trò vô cùng quan trọng. Phương pháp dự báo phân tích là phương pháp cơ bản mà nhà quản lý cần phải nắm vững. Đây cũng được xem là thách thức lớn đối với hầu hết các nhà quản lý, các doanh nghiệp hiện nay.

 TẶng Ebook miễn phí: Những điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2023 cho doanh nghiệp

II. Các loại kế hoạch thường gặp trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu kế hoạch là gì? hãy cùng tìm hiểu về các loại kế hoạch thường gặp hiện nay. Việc phân loại kế hoạch thường dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau tùy tình huống. Dưới đây là một vài tiêu chí phổ biến:

1. Theo thời gian

Phân loại kế hoạch theo thời gian, ta có kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

• Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện dưới 1 năm.
• Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện từ 1 – 5 năm.
• Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện cho thời kỳ từ 5 năm trở lên.

2. Theo phạm vi hoạt động

Theo phạm vi hoạt động (hay còn gọi là cấp kế hoạch), ta có kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp:

2.1. Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược đưa ra những mục tiêu mang tính tổng thể và dài hạn. Chúng phân tích môi trường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó. Sau đó cho ra phương thức cơ bản để thực hiện kế hoạch. Kế hoạch chiến lược thường do các nhà quản lý cấp cao xây dựng nhằm xác định mục tiêu tổng thể cho doanh nghiệp.

2.2. Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch tác nghiệp là kế hoạch chi tiết, cụ thể hóa kế hoạch chiến lược. Chúng trình bày chi tiết những công việc mà doanh nghiệp cần phải làm để đạt được mục tiêu đề ra theo chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp thường được xây dựng theo tháng, quý, năm với mục tiêu:

• Bảo đảm mọi thành viên trong doanh nghiệp đều hiểu và nắm được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi thành viên trong việc thực hiện mục tiêu chung.
• Thể hiện rõ cách thức vận hành các hoạt động để đạt được mục tiêu chung.

Kế hoạch tác nghiệp còn được chia làm 2 nhóm nhỏ:

• Nhóm kế hoạch sử dụng 1 lần: dành cho các hoạt động không lặp lại như: chương trình, dự án, ngân quỹ.
• Nhóm kế hoạch sử dụng nhiều lần: dành cho hoạt động có tính lặp lại thường xuyên như: chính sách, quy tắc, thủ tục.

III. Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?

Sau khi đã nắm rõ xây dựng kế hoạch là gì ở những phần trên, hãy cùng mình tìm hiểu lý do tại sao phải lập kế hoạch nhé.

1. Kế hoạch giúp tập trung vào mục tiêu

Xây dựng kế hoạch giúp cụ thể hóa mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản lý tập trung, phân phối và phát huy nguồn lực hiệu quả. Những mục tiêu quan trọng sẽ được ưu tiên thực hiện trước, những mục tiêu khác sẽ được thực hiện sau.

Nâng cao ngay 20% hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp với AMIS Công việc

2. Kế hoạch giúp tối ưu hóa nguồn lực

Với kế hoạch đã đề ra, nhà quản lý sẽ biết cách phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp. Họ đảm bảo công việc được vận hành trơn tru và hiệu suất cao nhất có thể.

Mỗi người cũng hiểu rõ được trách nhiệm của mình trong mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và năng suất làm việc cũng được nâng cao.

3. Tính kinh tế và giảm thiểu rủi ro

Ngay từ công đoạn lập kế hoạch, nhà quản lý sẽ phải xác định mục tiêu của dự án và lựa chọn phương pháp hoàn thành mục tiêu. Điều này giúp nhà quản lý cân nhắc và tối ưu giữa các phương án. Nó tránh lãng phí nguồn lực và kinh tế của doanh nghiệp.

Như đã nói ở trên, các yếu tố tương lai đóng vai trò quan trọng trong một bản kế hoạch. Nhờ vậy, kế hoạch giúp nhà quản lý giữ cho mọi công việc luôn diễn ra theo mục tiêu đã định. Đồng thời, giảm rủi ro không đáng có hoặc các vấn đề bất ổn phát sinh dựa vào kinh nghiệm và tình hình thực tế.

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay

4. Công cụ kiểm soát và phân quyền hiệu quả

Kế hoạch giúp nhà quản lý thiết lập các mục tiêu. Nối tiếp đó nó đưa ra những tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả công việc.

Đây là cơ sở giúp cấp trên hay ban quản trị đánh giá cấp dưới. Nhờ đó, những sai sót có thể được sửa chữa và khắc phục kịp thời.

Kế hoạch cũng được xem là một công cụ phân quyền hiệu quả. Việc phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình lập kế hoạch.

Mỗi nhân viên đều có vị trí, trách nhiệm và mục tiêu phát triển riêng. Vậy nên việc phân quyền sẽ giúp nhân viên có các quyền hạn nhất định để xử lý công việc được thuận lợi hơn.

IV. Vai trò của chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Chức năng lập kế hoạch (chức năng hoạch định) là chức năng đầu tiên trong quản lý. Nó có vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Lập kế hoạch được xem là cầu nối cơ bản giữa hiện tại và tương lai. Nó cũng là nền tảng cho việc hình thành chiến lược hiệu quả. Vậy, chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp có những vai trò sau:

1. Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp ứng phó với tình huống bất định

Bản thân việc lập kế hoạch đòi hỏi nhà quản lý dự báo các tình huống xảy ra trong tương lai. Do đó, việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt với các tình huống bất ngờ. Đặc biệt, có sẵn các phương án khắc phục nếu tình huống đó xảy ra.

2. Lập kế hoạch giúp định hướng quản lý và nhân viên

Bản chất của việc lập kế hoạch là xác định mục tiêu hoạt động cụ thể doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu đề ra đó, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận, cá nhân đảm nhiệm các chức năng khác nhau.

Nhờ có kế hoạch, các nhân viên này nắm được mục tiêu doanh nghiệp sẽ phát triển như thế nào trong tương lai. Đồng thời, họ hiểu rõ mình cần làm gì để góp phần đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp.

Các nhà quản lý cũng nhờ đó mà điều phối, phân công họ vào các công việc phù hợp. Hiệu suất công việc do vậy được nâng cao.

>> Xem thêm: Nghệ thuật quản lý nhân viên: 10 mẹo để quản lý nhân viên hiệu quả

3. Lập kế hoạch xây dựng mục tiêu và khung đánh giá

Lập kế hoạch giúp nhà quản lý thiết lập các mục tiêu. Trên nền đó họ xây dựng các tiêu chí đánh giá cơ bản.

Những tiêu chí này sẽ là cơ sở để cấp trên hoặc ban quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của các cấp dưới. Nhờ vậy mà những sai sót có thể được khắc phục kịp thời, tránh lãng phí nguồn lực và tài nguyên doanh nghiệp.

V. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả

Sau khi đã hiểu rõ chức năng lập kế hoạch, có lẽ triển khai kế hoạch sao cho hiệu quả là điều được nhiều doanh nghiệp quan tâm và chú trọng. Hãy cùng tìm hiểu qua phần dưới đây:

1. Nguyên tắc lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch dựa trên những nguyên tắc sau:

• Chủ động lập kế hoạch sao cho tạo ra một môi trường làm việc có kế hoạch trong doanh nghiệp.
• Có sự tham gia của nhà quản trị các cấp để kế hoạch bám sát thực tế, đồng thời khi triển khai kế hoạch cũng thuận lợi hơn.
• Mục tiêu kế hoạch phải cụ thể, có sự liên kết, tạo thành mạng lưới mục tiêu: bộ phận – tổng thể – ngắn hạn – dài hạn.
• Kế hoạch phải linh hoạt, dễ dàng thay đổi tùy theo tình hình bên ngoài cũng như bên trong doanh nghiệp.
• Hoạt động triển khai theo kế hoạch phải rõ ràng, nguồn lực phân công cụ thể, xem xét cẩn thận, tránh nhầm lẫn tiền đề kế hoạch và kế hoạch.
• Có cơ chế kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phát hiện sớm các sai sót để điều chỉnh kịp thời.

2. Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập kế hoạch nhìn chung gồm 8 bước và có thể chia thành hai giai đoạn sau:

2.1. Giai đoạn đầu

• Đánh giá cơ hội: nhà quản lý cần nhận thức rõ doanh nghiệp đang đứng trước những cơ hội nào. Nó có thể về sản xuất, kinh doanh để kịp thời nắm bắt. Nói cách khác, nhà quản lý cần phân tích, đánh giá các tác động từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,…) và môi trường kinh doanh ngành.
• Xác định mục tiêu: Nhà quản lý cần xác định cụ thể sau khi kết thúc kế hoạch. Chúng bao gồm việc doanh nghiệp sẽ đi đến đâu, đạt được cột mốc nào thông qua những chỉ tiêu đặc trưng (doanh thu, lợi nhuận, tổng số vốn, quy mô,…). Mục tiêu cần lập thành một mạng lưới gồm mục tiêu tổng thể (mục tiêu chung cho doanh nghiệp) và mục tiêu bộ phận (mục tiêu cho từng đơn vị trong doanh nghiệp). Cần chú ý sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể – cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn – ngắn hạn.
• Xem xét các tiền đề cơ bản: dự báo về nhu cầu thị trường, môi trường doanh nghiệp, đánh giá trình độ hiện tại của doanh nghiệp, năng lực sản xuất, tiền vốn cũng như các khoản dự trữ vật tư,…

2.2. Giai đoạn sau

• Xây dựng các phương án: dựa vào mục tiêu và các tiền đề có được, xây dựng những phương án phù hợp.
• Đánh giá các phương án: bằng các phương pháp phù hợp, đánh giá để lựa chọn ra phương án tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
• Lựa chọn phương án phù hợp cho kế hoạch: dựa vào kết quả đánh giá, nhà quản lý đưa ra quyết định lựa chọn phương án phù hợp.
• Xây dựng kế hoạch phụ trợ: xây dựng các kế hoạch phụ trợ để hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch chính.
• Ngân quỹ hóa kế hoạch: chuyển kế hoạch sang dạng ngân quỹ để từ đó, người quản lý biết được số tiền cần đầu tư ở những thời điểm nhất định. Nhờ đó, nhà quản lý có thể xây dựng mô hình dự trữ vật tư phù hợp với nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đã đề ra.

V. Các công cụ lập kế hoạch công việc tốt nhất 

Để kaapj kế hoạch công việc hiệu quả, đòi hỏi quản lý, lãnh đạo cần có tầm nhìn chiến lược, chuyên môn giỏi đồng thời phải biết kết hợp và sử dụng các công cụ hỗ trợ sẽ giúp thực hiện thao tác một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

1. Mẫu lập kế hoạch công việc năm bằng Excel (download miễn phí)

TẶNG BẠN TEMPLATE MẪU BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CHO DOANH NGHIỆP

2. Lập kế hoạch 4.0 với MISA AMIS Công Việc

Là một công ty công nghệ, MISA JSC từ lâu đã kết hợp công nghệ vào các sản phẩm của mình, tạo ra “môi trường số” cho các đối tác và khách hàng. MISA thúc đẩy và hỗ trợ các tổ chức, công ty sử dụng sản phẩm của mình để truyền bá văn hóa với nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.

MISA AMIS Công Việc – phần mềm thuộc nền tảng MISA AMIS là phần mềm thiết lập & thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi lĩnh vực từ và phù hợp với mọi quy định của mọi mô hình kinh doanh.

Dùng ngay miễn phí

Việc triển khai một phần mềm quản lý thiết lập & thực thi kế hoạch không chỉ giúp người quản lý mở rộng quy mô công việc, dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào sự tinh giản công việc, linh hoạt thay đổi, và cộng tác hiệu quả, với các tính năng nổi bật:

• Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc.
• Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc.
• Dễ dàng truyền đạt và trao đổi với cấp trên, nhân viên trên giao diện tập trung.
• Nhận báo cáo tự động phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
• Nhân viên chủ động lập kế hoạch, hoàn thành công việc, phối hợp với các phòng ban trên một nền tảng hợp nhất trên phần mềm online.

• Giao – nhận – phê duyệt công việc trên một nền tảng tập trung, theo dõi tiến độ, điều phối công việc hiệu quả.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tự động và tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào. Nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.

VI. Kết luận 

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về kế hoạch là gì? chức năng lập kế hoạch trong doanh nghiệp. Đặc biệt, trang bị một số cách thức triển khai kế hoạch hiệu quả.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong việc lập kế hoạch cho doanh nghiệp của mình.